Шаблон заверительной надписи для прошивки документов в Word
Чтобы правильно оформить документ, создайте в Word текстовый блок с фразой: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов». Выровняйте текст по центру, оставьте пустые строки для подписи руководителя, расшифровки ФИО и даты. Распечатайте этот блок на отдельном небольшом листе (или вырежьте из А4), наклейте на узел прошивки с обратной стороны документа и заверьте печатью так, чтобы её оттиск частично заходил на наклейку и на последний лист.
Когда и зачем нужна эта надпись
Заверительная надпись фиксирует количество листов в деле и подтверждает, что документ не подвергался изменениям после прошивки. Это обязательное требование при сдаче отчетности в налоговую, оформлении кадровых приказов, передаче дел в архив или участии в тендерах.
Надпись размещается на оборотной стороне последнего листа. Концы ниток должны быть выведены туда же и заклеены бумажной наклейкой с текстом.
Важно: В тексте указывается количество листов, а не страниц. Один лист может содержать две страницы (лицевую и оборотную). Ошибка в терминологии может стать основанием для возврата документов проверяющими органами.
Готовый текст шаблона
Скопируйте один из вариантов ниже и вставьте в документ Word.
Вариант 1: Универсальный (рекомендуемый)
Всего прошито, пронумеровано
и скреплено печатью ________ листов
Должность _________________________
Подпись __________ /______________/
«___» ____________ 20___ г.
М.П.
Вариант 2: Лаконичный
Прошито, пронумеровано
и скреплено печатью ________ листов
Руководитель _________________ /_________________/
«___» ____________ 20___ г.
Пошаговая инструкция по оформлению в Word
Чтобы наклейка выглядела аккуратно и соответствовала стандартам делопроизводства, настройте параметры текста следующим образом:
- Создайте новый документ или откройте существующий.
- Вставьте текст шаблона.
- Выравнивание: Выделите весь блок и нажмите «По центру» (Ctrl+E).
- Шрифт: Используйте стандартные деловые шрифты — Times New Roman или Arial.
- Размер шрифта: 12–14 пт. Текст должен быть легко читаемым, но не занимать слишком много места.
- Интервалы: Установите одинарный межстрочный интервал. Между блоком с количеством листов и подписью можно добавить один пустой абзац для визуального разделения.
- Поля: Убедитесь, что вокруг текста достаточно белого пространства. Оптимальный размер готовой вырезанной наклейки — примерно 5×6 см или 6×4 см.
Лайфхак для регулярной работы: Сохраните настроенный файл как шаблон Word (.dotx) или просто держите отдельный файл «Наклейка_прошивка.docx». Перед печатью просто открывайте его, вписывайте нужное число листов и печатайте.
Как правильно наклеить и заверить
- Прошейте документ нитками (обычно делают 3 прокола по левому полю).
- Выведите концы ниток на оборотную сторону последнего листа.
- Завяжите узел и обрежьте лишние концы (оставьте 1–2 см).
- Наклейте подготовленный в Word прямоугольник с надписью поверх узла.
- Поставьте печать организации так, чтобы она:
- Частично захватывала наклейку.
- Частично захватывала сам лист документа.
- Не перекрывала подпись и дату (они должны оставаться читаемыми).
Частые ошибки
| Ошибка | Почему это неправильно |
|---|---|
| Указано количество «страниц» | Нормы делопроизводства требуют указания «листов». Страница и лист — разные единицы учета. |
| Печать стоит только на наклейке | Такая заверка не имеет юридической силы, так как не связывает наклейку с документом физически. |
| Печать стоит только на листе | Наклейка может быть незаметно отклеена и заменена. Печать должна фиксировать оба слоя. |
| Использование степлера или клея | Для архивных и юридических документов требуется именно прошивка нитками. Скобы могут расстегнуться, клей — рассохнуться. |
| Надпись написана от руки неразборчиво | Рекомендуется использовать печатный шаблон из Word. Рукописный текст допустим, но должен быть четким. |
FAQ
Нужна ли печать, если организация работает без неё? Если компания официально отказалась от использования печати (и это закреплено в уставе), то фраза «скреплено печатью» заменяется на «скреплено подписью», а место для печати (М.П.) убирается. Однако многие госорганы по инерции требуют печать, поэтому лучше уточнить требования принимающей стороны.
Можно ли распечатать надпись на самоклеящейся бумаге? Да, это удобный вариант. Если используете обычный офисный лист, применяйте канцелярский клей-карандаш или ПВА, чтобы наклейка держалась надежно и не отслаивалась со временем.
Что делать, если я ошибся в количестве листов? Исправления в заверительной надписи не допускаются. Необходимо распустить прошивку, пересчитать листы, сделать новую наклейку с верным числом и прошить документ заново.