Оформление заверительной надписи и нумерация листов в Word

Чтобы правильно оформить надпись «Прошито, пронумеровано» в документе Word, создайте текст наклейки в отдельном файле, укажите количество листов цифрами и прописью, должность, ФИО, подпись и дату, а нумерацию страниц настройте через вкладку «Вставка» → «Номер страницы». Готовый шаблон наклейки можно сохранить и использовать повторно. Ниже — подробная инструкция с учётом требований ГОСТ и практики сдачи документов в архив и налоговую .

:::toc Оглавление

• Что такое заверительная надпись и зачем она нужна
• Подготовка документа: нумерация листов в Word
• Создание наклейки «Прошито, пронумеровано» в Word
• Правила прошивки: 3 отверстия, нить, узел
• Особенности для архива и налоговой
• Частые ошибки
• FAQ :::

Что такое заверительная надпись и зачем она нужна

Заверительная надпись «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» подтверждает целостность многостраничного документа и защищает от замены или утери листов. Она обязательна при сдаче дел в архив, передаче документов в налоговую, оформлении журналов учёта и кадровых папок .

Наклейка фиксирует:

• общее количество листов (цифрами и прописью);
• ФИО, должность и подпись ответственного лица;
• дату прошивки;
• оттиск печати организации (при наличии).

Подготовка документа: нумерация листов в Word

Перед прошивкой пронумеруйте каждый лист документа. В Word это делается так:

1. Откройте вкладку «Вставка» → «Номер страницы».
2. Выберите расположение: в правом верхнем углу (стандарт для делопроизводства) .
3. В «Формате номеров страниц» установите начало нумерации с 1, если нужно.
4. Убедитесь, что номер не перекрывает основной текст.

Важные нюансы:

• Приложения нумеруются в общем порядке после основного документа.
• Конверты с вложениями: сначала нумеруется конверт, затем листы внутри.
• Листы большого формата нумеруются в правом верхнем углу, затем сгибаются и подшиваются по краю.
• Склейки из нескольких листов считаются за один лист, но в описи указывается количество склеенных фрагментов .

Создание наклейки «Прошито, пронумеровано» в Word

Создайте шаблон заверительной надписи в отдельном файле Word. Рекомендуемый размер наклейки — 4×6 см (для налоговой — 3×5 см) .

Пример текста для наклейки:

Прошито, пронумеровано
и скреплено печатью

______ (______) листов
цифрами   прописью

Должность: _______________
Подпись:    _______________
ФИО:        _______________
Дата:       «___» ______ 20__ г.

М.П.

После заполнения:

1. Распечатайте наклейку на обычной или плотной бумаге.
2. Вырежьте по контуру.
3. Приклейте на узел прошивки с обратной стороны последнего листа так, чтобы концы нити (6–7 см) оставались свободными .

Правила прошивки: 3 отверстия, нить, узел

Технология прошивки зависит от объёма документа, но базовый алгоритм универсален:

1. Подготовьте отверстия: сделайте 3 прокола шилом, иглой или дыроколом по левому краю на равном расстоянии (минимум 3 см между отверстиями) .
2. Прошейте нитью: используйте плотную нить, шпагат или капроновый шнур. Прошивайте в два прохода для надёжности.
3. Завяжите узел на оборотной стороне, оставив концы 6–7 см.
4. Приклейте наклейку поверх узла так, чтобы она закрывала часть нитей, но не фиксировала концы полностью.
5. Поставьте подпись, дату и печать: оттиск печати должен частично выходить за пределы наклейки на лист документа .

Сравнение способов прошивки

Особенности для архива и налоговой

Требования могут отличаться в зависимости от получателя документа:

Для архива:

• Используйте обложку из плотного картона (для длительного хранения — твёрдый картон) .
• Внесите в опись: дату составления, номер тома, ФИО составителя.
• Нумерация — арабскими цифрами в правом верхнем углу.

Для налоговой:

• Прошивка строго в 3 отверстия, расстояние между ними ≥3 см.
• Наклейка размером 3×5 см, узел обклеивается папиросной бумагой для отчётов бухгалтерии .
• Учредительные документы и заявления можно сдавать непрошитыми, но лучше уточнить требования инспекции.

Частые ошибки

• Нумерация страниц вместо листов: в заверительной надписи указывается количество листов, а не страниц.
• Наклейка закрывает весь узел: концы нити должны оставаться свободными для возможной проверки целостности.
• Печать только на наклейке: оттиск должен частично выходить на лист документа.
• Нумерация после прошивки: нумеровать нужно до сшивки, иначе можно повредить нумерацию при проколе.
• Использование цветной ручки или карандаша: номера и подпись делаются чёрной шариковой ручкой или печатаются.

FAQ

Можно ли использовать готовый штамп вместо наклейки?
Да, если штамп соответствует размеру (4×6 см) и содержит все обязательные реквизиты. Оттиск наносится до приклеивания или после — главное, чтобы он частично выходил за пределы наклейки .

Что делать, если в документе есть дефектные листы?
Укажите в заверительной надписи: «Лист №__ порван, подклеен». Это не лишает документ юридической силы, но фиксирует его состояние.

Нужно ли нумеровать опись?
Нет, лист описи не включается в общую нумерацию дела и учитывается отдельно в листе-заверителе .

Как оформить копию многостраничного документа?
На наклейке добавьте фразу «Копия верна», укажите должность и подпись заверителя. Прошивка и нумерация выполняются по тем же правилам, что и для оригинала.

Можно ли прошивать скрепками или степлером?
Нет, для официальных документов используется только нитяная прошивка. Скобы и скрепки не обеспечивают необходимую защиту от замены листов.