Правильное оформление приказа в Microsoft Word

Чтобы создать юридически грамотный приказ в Word, используйте стандартные поля (левое — 30 мм, остальные — по 15–20 мм), шрифт Times New Roman 13–14 пт и полуторный интервал. Ключевые элементы: угловой или продольный штамп организации, дата и номер документа, заголовок к тексту, распорядительная часть с глаголом в повелительном наклонении («ПРИКАЗЫВАЮ») и подписи ответственных лиц. Автоматическая нумерация страниц настраивается через вкладку «Вставка» → «Номер страницы», при этом первая страница (титульная) часто остается без номера.

Ниже приведена детальная инструкция по верстке, настройке стилей и автоматизации процесса, чтобы ваши документы соответствовали ГОСТ Р 7.0.97-2016 и внутренним регламентам компании.

Подготовка страницы и базовые стили

Оформление начинается с настройки разметки страницы. Хаотичные отступы и разные шрифты делают документ непрофессиональным и сложным для чтения.

Настройка полей и абзацев

1. Поля: Перейдите во вкладку Макет (Layout) → Поля → Настраиваемые поля.
   • Левое: 30 мм (для подшивки в папку).
   • Правое: 15 мм.
   • Верхнее и нижнее: 20 мм.
2. Шрифт: Выделите весь текст (Ctrl+A) и установите Times New Roman, размер 13 или 14. Черный цвет.
3. Интервал: Во вкладке Главная нажмите кнопку Интервал и выберите 1,5. Это стандарт для архивного хранения и удобства чтения.
4. Выравнивание: Основной текст выравнивается по ширине. Заголовки и реквизиты (дата, номер) часто выравниваются по левому краю или по центру (в зависимости от структуры шапки).

Использование стилей Word

Не форматируйте текст вручную каждый раз. Используйте панель Стили:

• Создайте стиль «Реквизиты» для шапки (дата, номер, место составления).
• Используйте стандартный стиль «Заголовок 1» для названия документа (ПРИКАЗ).
• Стиль «Обычный» для основного текста.

Это позволит вам быстро менять вид всего документа и корректно формировать оглавление, если приказ сложный и многостраничный.

Структура приказа и ключевые реквизиты

Приказ состоит из трех основных частей: констатирующей (преамбулы), распорядительной и реквизитов оформления.

1. Шапка документа

Шапка может быть угловой (размещается в левом верхнем углу) или продольной (по центру верхней части листа).

В шапку входят:

• Наименование организации (полное и сокращенное).
• Наименование вида документа (ПРИКАЗ).
• Дата и регистрационный номер.
• Место составления (город).

Пример оформления шапки:

ООО «Вектор»

ПРИКАЗ

15.05.2026 № 42-к

г. Москва

2. Заголовок к тексту

Под словом ПРИКАЗ обязательно пишется краткое содержание документа. Он отвечает на вопрос «О чем?».

• Правильно: О приеме на работу Иванова И.И.
• Правильно: Об утверждении графика отпусков на 2026 год.

Заголовок выравнивается по левому краю или по центру (согласно вашему шаблону).

3. Констатирующая часть (Преамбула)

Здесь указывается причина издания приказа. Начинается со слов: «В целях...», «На основании...», «В связи с...». Если причина очевидна, преамбулу можно опустить, но для финансовых и кадровых документов она желательна.

4. Распорядительная часть

Начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ: (пишется с красной строки, заглавными буквами, двоеточие в конце).

Далее следуют пункты:

1. Каждый пункт начинается с красной строки.
2. После каждого пункта ставится точка с запятой, после последнего — точка.
3. В каждом пункте должно быть указано: что сделать, кто исполняет, срок исполнения.

Пример:

1. Принять Петрова П.П. на должность менеджера с 20 мая 2026 года с окладом 50 000 рублей.
2. Начальнику отдела кадров Сидоровой С.С. подготовить трудовой договор в срок до 19.05.2026.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Настройка нумерации страниц в Word

Правильная нумерация критична для многостраничных приказов и приложений к ним.

Базовая нумерация

1. Вкладка Вставка → Номер страницы.
2. Выберите положение (обычно «Внизу страницы» по центру или справа).

Нумерация без первой страницы (Титульный лист)

Часто первую страницу приказа (где стоит большая надпись ПРИКАЗ) не нумеруют визуально, но учитывают в общем счете.

1. Дважды кликните по колонтитулу (области номера страницы).
2. В появившейся вкладке Конструктор поставьте галочку Особый колонтитул для первой страницы.
3. Номер на первой странице исчезнет, но вторая страница будет иметь номер «2».

Нумерация приложений

Если к приказу есть приложения, они могут нумероваться отдельно или сквозным методом.

• Сквозная нумерация: Продолжает нумерацию основного документа.
• Отдельная нумерация: Требует использования Разрывов разделов.
  1. Поставьте курсор в конец текста приказа.
  2. Вкладка Макет → Разрывы → Следующая страница.
  3. Перейдите на новую страницу (Приложение 1), откройте колонтитул.
  4. Отключите кнопку Как в предыдущем разделе.
  5. Теперь можно настроить нумерацию для этого раздела независимо (например, начать с 1 или использовать римские цифры).

Типовые ошибки при оформлении

Даже опытные сотрудники допускают ошибки, которые могут привести к признанию документа недействительным при проверках или судебных спорах.

Частые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать шрифт Arial вместо Times New Roman? Да, ГОСТ Р 7.0.97-2016 допускает использование шрифтов Arial, Verdana и других, если они обеспечивают четкость воспроизведения. Однако Times New Roman остается де-факто стандартом в российском делопроизводстве. Главное — использовать один шрифт во всем документе.

Как пронумеровать пункты внутри пункта приказа? Используйте многоуровневый список.

1. Пункт первого уровня. 1.1. Подпункт. 1.2. Подпункт. В Word это настраивается через кнопку Многоуровневый список на вкладке Главная. Убедитесь, что отступы подпунктов визуально отличаются.

Нужно ли печатать слово «г.» перед названием города? Согласно современным стандартам, слово «г.» писать не обязательно, если название города стоит в именительном падеже (Москва). Однако традиция писать «г. Москва» сохраняется во многих организациях. Выберите один вариант и придерживайтесь его во всех документах.

Где хранить шаблон приказа, чтобы не искать его каждый раз? Сохраните оформленный файл как Шаблон Word (.dotx).

1. Файл → Сохранить как → Тип файла: Шаблон Word (*.dotx).
2. Поместите его в папку «Шаблоны Office» или в общую сетевую папку компании.
3. При создании нового документа через этот шаблон все стили, поля и колонтитулы сохранятся автоматически.