Ошибка «не соблюдено КС 2.25/2.26»: что это и как исправить

Ошибка «не соблюдено КС 2.25/2.26» возникает при проверке Расчета по страховым взносам (РСВ) и указывает на несоответствие данных по руководителю организации требованиям законодательства. Чаще всего это означает, что налоговая не обнаружила минимальную базу для начисления взносов (исходя из МРОТ) или выявила расхождения между суммами в разделе 3 и общими показателями отчета. Для исправления необходимо доначислить взносы с минимальной базы, если директор работал, либо корректно оформить его отсутствие, и подать уточненный расчет.

Суть контрольных соотношений КС 2.25 и КС 2.26

ФНС использует автоматизированные системы проверки отчетности. Контрольные соотношения (КС) — это алгоритмы, которые сверяют данные внутри отчета и с внешними регистрами.

КС 2.25 проверяет наличие минимальной базы для исчисления страховых взносов по руководителям организаций. Если в отчете указан руководитель, но база по нему равна нулю или меньше установленного минимума (МРОТ × тариф взносов), система формирует предупреждение.

КС 2.26 контролирует соответствие сумм взносов, исчисленных по пониженным тарифам или льготным категориям, общим суммам отчета. Однако на практике эти два кода часто приходят вместе, так как проблема обычно комплексная: неверно заполнен раздел 3 персонифицированного учета на директора, что влияет на общие итоги.

Основные причины появления ошибки

Алгоритм ФНС срабатывает негативно в следующих ситуациях:

1. Нулевая база при действующем договоре. Директор числится в штате, трудовые отношения не прерывались, но в разделе 3 РСВ указана база 0,00 руб.
2. База ниже МРОТ. Начисленная сумма меньше федерального МРОТ (или регионального, если он выше и применяется в компании), а доначисление до минимума не произведено.
3. Расхождение данных. Сумма взносов в подразделе 1.1 не совпадает с суммой, рассчитанной исходя из данных раздела 3 по руководителю.
4. Технические ошибки в 1С. Неправильная последовательность проведения документов, задним числом введенные кадровые приказы или неотраженные перерасчеты.
5. Отсутствие директора в отчете. Руководитель исключен из РСВ полностью, хотя фактически занимал должность весь отчетный период.

Пошаговый алгоритм исправления

Действия зависят от того, был ли отчет уже отправлен в инспекцию.

Шаг 1. Анализ ситуации

Проверьте статус руководителя за проблемный месяц:

• Был ли он уволен или принят в середине месяца?
• Был ли он на больничном или в отпуске?
• Начислялась ли ему хоть какая-то сумма?

Если директор выполнял трудовые функции, база для взносов не может быть нулевой. Она должна быть не менее МРОТ (в 2026 году учитывайте актуальное значение МРОТ, установленное на соответствующий год).

Шаг 2. Исправление в учетной системе (на примере 1С)

Если причина в том, что взносы не были начислены автоматически:

1. Проверьте документы. Убедитесь, что приказ о приеме на работу проведен корректно и дата приема стоит правильно.
2. Доначислите базу. Если зарплата была меньше МРОТ или отсутствовала, создайте документ «Начисление зарплаты» (или аналогичный регистратор доходов), где вручную или через специальный механизм доначислите сумму до размера МРОТ.
3. Пересчитайте взносы. Выполните реглантацию или пересчет страховых взносов за данный месяц.
4. Обновите отчет. Сформируйте РСВ заново. Проверьте, чтобы в разделе 3 у директора появилась ненулевая база и корректная сумма взносов.

Шаг 3. Формирование уточненного расчета

Если первичный РСВ уже сдан и принято требование:

1. Создайте корректирующий отчет (титульный лист: номер корректировки 1, 2 и т.д.).
2. Внесите исправленные данные в раздел 3 (персонифицированные сведения) и подраздел 1.1 (расчет обязательств).
3. Сформируйте файл и отправьте в ИФНС.

Таблица: Чек-лист перед отправкой РСВ

Как ответить на требование ФНС

Если требование уже пришло, его нельзя игнорировать. Срок ответа обычно составляет 5–10 рабочих дней.

Вариант А: Ошибка подтвердилась

1. Подайте уточненный РСВ (как описано выше).
2. Напишите пояснительную записку в свободной форме:

   «В ответ на требование №... от ... сообщаем, что в первоначальном РСВ допущена техническая ошибка: не отражена минимальная база для исчисления страховых взносов по руководителю Иванову И.И. за [месяц]. Нами подготовлен и направлен уточненный расчет (корректировка №1) от [дата]. Недоимка по взносам уплачена (платежное поручение №... от ...).»

Вариант Б: Ошибки нет (спорная ситуация) Если директор не получал доход по уважительной причине (например, весь месяц был в отпуске за свой счет по собственному желанию, и это документально подтверждено, а в локальных актах прописано отсутствие обязанности начислять МРОТ в таких случаях — требуется осторожность, так как позиция ФНС жесткая), нужно предоставить обоснование:

1. Пришлите копии приказов об отпуске за свой счет.
2. Поясните, почему трудовые функции не выполнялись.
3. Укажите, что начисление взносов с МРОТ в данном случае экономически необоснованно и противоречит принципу возмездности труда (аргумент слабый, но иногда используется).

Профилактика ошибок в будущем

Чтобы избежать повторения проблемы в следующих кварталах:

1. Настройте автоконтроль в 1С. В современных версиях «1С:Бухгалтерия» и «1С:ЗУП» есть проверка перед закрытием месяца. Активируйте тестирование базы данных и проверку контрольных соотношений прямо в программе.
2. Сверяйте кадровые данные. Перед сдачей отчетности сверяйте список сотрудников в разделе 3 РСВ с кадровой историей. Особое внимание уделяйте единственному сотруднику-директору.
3. Мониторьте изменения МРОТ. Следите за федеральным и региональным МРОТ. Если в вашем регионе МРОТ выше федерального, используйте региональное значение для расчета минимальной базы (если компания не участвует в региональном соглашении об отказе от него).
4. Правило «Нулевого РСВ». Если в компании нет сотрудников и директор уволен, подавайте нулевой РСВ с прочерками. Если директор есть — нулевой РСВ подавать нельзя, должны быть хоть минимальные начисления.

FAQ

Вопрос: Нужно ли начислять взносы с МРОТ, если директор — единственный учредитель и зарплаты не получает? Ответ: Да, если с ним заключен трудовой договор и он исполняет обязанности руководителя. Отсутствие выплат не отменяет обязанность по уплате взносов с минимальной базы, так как трудовые отношения существуют.

Вопрос: Что делать, если директор был на больничном весь месяц? Ответ: Больничный лист оплачивается за счет ФСС (СФР) и не облагается страховыми взносами в части пенсионного, медицинского и социального страхования (кроме травматизма). Однако, если других выплат не было, безопаснее доначислить базу до МРОТ, чтобы избежать споров с ИФНС по КС 2.25, либо быть готовым подробно обосновывать отсутствие базы.

Вопрос: Придет ли штраф за ошибку в КС 2.25/2.26? Ответ: Само по себе нарушение контрольных соотношений не влечет штрафа. Штраф (20% от неуплаченной суммы) возможен только если в результате ошибки занижена налоговая база (сумма взносов) и вы не успели исправить это до назначения выездной проверки или если недоимка не была уплачена своевременно. Подача уточненки до уплаты требования обычно спасает от штрафов.