Как правильно составить заявление в Microsoft Word
Универсальное заявление в Word состоит из шапки с реквизитами, заголовка, текста просьбы, даты и подписи. Ниже — готовые шаблоны для копирования и правила оформления.
Оглавление
Универсальный шаблон для копирования
Откройте пустой документ Word и вставьте следующий текст. Замените данные в квадратных скобках на свои. Шапку традиционно выравнивают по правому краю, основной текст — по левому.
[Генеральному директору ООО «Название организации» ФИО руководителя (в дательном падеже) от ФИО сотрудника (в родительном падеже) должность, структурное подразделение]
Заявление
Прошу [указать суть просьбы: предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск с 01.06.2026 по 14.06.2026 / уволить меня по собственному желанию 15.07.2026 / и т.д.].
[Дата подачи] _______________ [Подпись] / [Расшифровка]
В современных компаниях шапку часто выравнивают по левому краю. Уточните внутренний стандарт в отделе кадров, но правое выравнивание остаётся общепринятым в делопроизводстве.
Правила оформления в Word
Чтобы документ выглядел профессионально и соответствовал стандартам, настройте параметры страницы перед печатью:
- Шрифт: Times New Roman или Arial, 12–14 пт.
- Межстрочный интервал: 1,15 или 1,5.
- Поля: левое — 3 см, правое — 1,5 см, верхнее и нижнее — 2 см (резерв для подшивки и штампов входящих документов).
- Нумерация: на одностраничных заявлениях не требуется.
- Экспорт: сохраняйте в PDF перед отправкой по email, чтобы избежать сдвигов шрифтов на другом устройстве.
Используйте встроенные стили Word. Назначьте шрифт 12 пт стилю «Обычный», а заголовок «Заявление» выделите полужирным и центрируйте. Так при изменении одного параметра обновится весь документ.
Пример заявления на ежегодный отпуск
Согласно ТК РФ, плановый отпуск оформляется по графику, и отдельное заявление часто не требуется. Документ обязателен, если вы идёте вне графика, используете дни без содержания или делите отпуск на части.
Генеральному директору ООО «Альфа» Иванову И.И. от менеджера отдела продаж Петрова П.П.
Заявление
Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск с 10 июня 2026 года по 23 июня 2026 года продолжительностью 14 календарных дней в счёт основного ежегодного отпуска.
01.06.2026 _______________ /Петров П.П./
Обратите внимание: отпускные должны быть выплачены не позднее чем за 3 дня до начала отдыха. Подавайте документ заранее, чтобы бухгалтерия успела провести начисления.
Пример заявления на увольнение
По закону сотрудник обязан предупредить работодателя не менее чем за 14 календарных дней. Срок отсчитывается со следующего дня после получения заявления отделом кадров или руководителем.
Генеральному директору ООО «Бета» Сидорову С.С. от старшего инженера Кузнецова К.К.
Заявление
Прошу уволить меня по собственному желанию 24 мая 2026 года.
10.05.2026 _______________ /Кузнецов К.К./
Срок в 14 дней включает выходные и праздники. Отзывать заявление можно до окончания этого срока, если на ваше место не приглашён другой сотрудник в порядке перевода.
Сравнение сроков подачи документов
| Тип заявления | Минимальный срок до события | Основание |
|---|---|---|
| Отпуск (вне графика) | За 3–5 рабочих дней | Внутренние правила, ст. 123 ТК РФ |
| Увольнение по собственному желанию | 14 календарных дней | Ст. 80 ТК РФ |
| Отпуск без сохранения з/п | Заранее, по согласованию | Ст. 128 ТК РФ |
| Командировка/отгул | За 1–3 дня | Локальные акты организации |
Частые ошибки
- Неверный падеж в шапке. Должность руководителя пишется в дательном падеже («кому?»), а заявителя — в родительном («от кого?»).
- Отсутствие даты или подписи. Документ без даты не имеет юридической силы, так как от неё отсчитываются сроки рассмотрения.
- Использование разговорных фраз. «Прошу отпустить», «хочу уволиться» — замените на «предоставить отпуск» и «уволить по собственному желанию».
- Путаница с календарными и рабочими днями. Срок предупреждения об увольнении считается в календарных днях, а отпускные выплачиваются с учётом рабочих дней бухгалтерии.
- Сохранение в .doc вместо .docx или PDF. Старые форматы могут «поплыть» при открытии на другом компьютере. Всегда проверяйте вид перед печатью.
FAQ
Нужно ли печатать заявление от руки? Нет, достаточно распечатать подготовленный в Word файл и собственноручно поставить дату и подпись. Полный рукописный текст требуется только в отдельных государственных инстанциях.
Что делать, если руководитель отказывается принимать заявление? Отправьте документ заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Дата получения письма будет считаться официальной датой подачи.
Можно ли подать заявление через электронную почту? Только если в компании внедрён документооборот (КЭДО) и это закреплено локальными нормативными актами. В остальных случаях требуется бумажный оригинал с живой подписью.
Как правильно указать даты? Используйте цифровой формат с указанием года: «01.06.2026». Избегайте сокращений вроде «с 1-го числа», чтобы исключить разночтения при начислении выплат и расчёте рабочих дней.