Как оформить опись вложения (форма 107) в Word для Почты России

Чтобы отправить документы или ценности с подтверждением состава отправления, необходимо заполнить опись вложения по форме 107. Документ составляется в двух экземплярах в любом текстовом редакторе (например, Word), распечатывается и предъявляется оператору связи вместе с незапечатанным отправлением. После сверки один экземпляр с отметкой почты возвращается вам как доказательство отправки конкретного содержимого.

Зачем нужна опись и когда её применять

Опись вложения — это юридически значимый документ, который фиксирует, что именно было передано почтовому оператору. Она необходима, если вы отправляете:

• Исковые заявления, претензии и ответы на них (для суда важно доказать не просто факт отправки, а состав документов).
• Договоры, акты, накладные.
• Ценные бумаги, сертификаты, ключи доступа.
• Любые предметы, ценность которых нужно застраховать.

Без описи вы сможете доказать только факт отправки конверта или коробки, но не его содержимое. При использовании формы 107 Почта России несет ответственность за соответствие вложенных предметов указанному перечню.

Подготовка бланка формы 107 в Word

Официальный бланк имеет строгую структуру. Вы можете скачать готовый шаблон .doc или .docx и заполнить его на компьютере, либо создать таблицу самостоятельно.

Структура документа

Бланк должен содержать следующие поля:

1. Заголовок: «Опись вложения» (Форма 107).
2. Адресные данные:
   • От кого (ФИО/Название организации, адрес, индекс).
   • Кому (ФИО/Название организации, адрес, индекс).
3. Таблица с содержимым:
   • № п/п.
   • Наименование вложения.
   • Количество мест (штук).
   • Объявленная ценность (в рублях и копейках).
4. Итоги: Общая сумма объявленной ценности.
5. Подписи: Отправителя и работника почты.

Как правильно заполнять поля в Word

1. Отправитель и получатель: Заполняйте полностью, без сокращений, соответствующих адресу на конверте/упаковке.
2. Наименование вложения: Избегайте общих фраз вроде «Документы» или «Бумаги». Пишите конкретно: «Договор аренды №5 от 01.01.2026 – 1 экз.», «Претензия о возврате товара – 1 экз.».
3. Объявленная ценность:
   • Если вы хотите застраховать вложение, укажите реальную стоимость.
   • Если страхование не требуется (часто для простых документов), поставьте прочерк или укажите символическую сумму (например, 1 рубль), если правила вашего отделения это допускают. Однако для судебных дел наличие оценки может быть критичным.
4. Нумерация: Если список длинный и занимает несколько листов, каждый лист нумеруется (Лист 1 из 2, Лист 2 из 2).

Инструкция по печати и подготовке к отправке

После заполнения файла в Word выполните следующие действия:

1. Проверка макета: Убедитесь, что таблица не «уехала» за границы листа при печати. Используйте предварительный просмотр (Файл -> Печать).
2. Количество копий: Распечатайте два идентичных экземпляра.
   • Один останется в отделении почты и будет вложен в отправление.
   • Второй вернется вам с подписью и штампом оператора.
3. Качество печати: Текст должен быть четким, чернила — контрастными. Используйте обычную офисную бумагу формата А4. Цветная печать не обязательна.

Чек-лист перед визитом на почту

Процедура сдачи отправления в отделении

Процесс приема отправления с описью отличается от обычной посылки:

1. Подача документов: Передайте оператору два экземпляра описи и открытое (незапечатанное) отправление.
2. Сверка: Оператор визуально проверяет соответствие вложений пунктам описи. Он не обязан читать содержание документов, но должен убедиться, что количество листов/предметов совпадает.
3. Оформление:
   • Оператор ставит дату, подпись, расшифровку подписи и оттиск календарного штемпеля на обоих экземплярах описи.
   • Один экземпляр вкладывается внутрь отправления.
   • Второй экземпляр возвращается вам.
4. Запаковка: Только после этого оператор принимает отправление, взвешивает его, рассчитывает стоимость и выдает квитанцию.

Типичные ошибки при заполнении

Избегайте этих проблем, чтобы не переделывать документы на месте:

• «Размытые» формулировки: Запись «Комплект документов» не имеет юридической силы. Расшифровывайте состав.
• Отсутствие второго экземпляра: Без второй копии у вас на руках нет доказательства того, что вы отправили именно эти бумаги.
• Несоответствие веса: Если в описи указаны 10 листов, а вес конверта соответствует 50 листам, у оператора возникнут вопросы.
• Использование старой формы: Убедитесь, что ваш шаблон соответствует актуальной форме 107 (Приказ ФГУП «Почта России»). Хотя существенных изменений в структуре давно не было, лучше использовать свежие шаблоны.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заполнить опись от руки? Да, можно. Но заполнение в Word предпочтительнее: текст читаемее, меньше риск ошибки, проще исправить неточность до печати. Если заполняете вручную, используйте синюю или черную ручку и печатные буквы.

Нужно ли платить за опись отдельно? Нет, услуга по приему описи вложения обычно включена в тарифацию отправления как дополнительная услуга или стоит минимальную сумму (несколько рублей), которая добавляется к общей стоимости пересылки.

Что делать, если оператор отказывается принимать опись? Требуйте ссылку на нормативный акт. Прием описи вложения регламентирован Правилами оказания услуг почтовой связи. Отказ возможен только если опись заполнена с нарушениями (исправления, нечитаемый текст, несоответствие адреса).

Хранить ли второй экземпляр описи? Обязательно. Храните его вместе с почтовой квитанцией (трек-номером). Этот комплект документов является основным доказательством в суде при спорах о ненадлежащем исполнении обязательств или уведомлении контрагентов.