Как правильно оформить карточку учета выдачи средств защиты работникам
Личная карточка учета выдачи СИЗ — обязательный документ для фиксации выдачи средств индивидуальной защиты сотрудникам. Актуальный бланк утвержден приказом Минтруда № 766н от 29.10.2021 и действует с 1 сентября 2023 года . Форма двусторонняя: лицевая содержит данные работника, оборотная — историю выдачи и возврата СИЗ. Документ можно вести в бумажном или электронном виде, срок хранения — 3 года.
Коротко о главном: бланк карточки СИЗ — рекомендуемая форма из приложения 2 к приказу 766н. Изменять структуру нельзя, но можно добавлять дополнительные графы под нужды предприятия .
:::toc Оглавление
- Требования законодательства к форме карточки
- Как заполнить лицевую сторону
- Правила ведения оборотной стороны
- Кто заполняет и где хранить
- Частые ошибки при оформлении
- FAQ: ответы на популярные вопросы :::
Требования законодательства к форме карточки
С 1 сентября 2023 года учет выдачи СИЗ ведется по единым правилам, утвержденным приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 766н «Об утверждении Правил обеспечения работников средствами индивидуальной защиты и смывающими средствами» . Этот документ заменил устаревшие межотраслевые правила и ввел новую форму личной карточки.
Ключевые изменения в актуальной форме:
- Добавлены графы для учета дерматологических СИЗ и смывающих средств;
- Уточнен порядок фиксации возврата средств с указанием степени износа;
- Разрешено ведение карточек в электронном виде с использованием квалифицированной электронной подписи.
Работодатель обязан использовать именно эту форму. Старые бланки (например, форма МБ-6) с 1 сентября 2023 года не применяются для учета СИЗ .
Важно: если в карточке не указаны номер сертификата СИЗ или процент износа при возврате, документ может быть признан недействительным при проверке ГИТ.
Как заполнить лицевую сторону
Лицевая сторона карточки содержит идентификационные данные работника и перечень положенных ему средств защиты. Заполняется при приеме сотрудника на должность, требующую выдачи СИЗ.
Обязательные поля:
| Поле | Что указывать | Пример |
|---|---|---|
| ФИО работника | Полностью, как в паспорте | Иванов Иван Иванович |
| Табельный номер | Присваивается в кадровой системе | 00457 |
| Должность | По штатному расписанию или ОК 016-94 | Слесарь-ремонтник 4 разряда |
| Структурное подразделение | Цех, участок, отдел | Ремонтно-механический цех |
| Дата приема на работу | Когда сотрудник приступил к обязанностям | 15.03.2026 |
| Пол, рост, размеры | Для подбора СИЗ нужного размера | Муж., рост 178 см, размер одежды 52, обуви 43 |
| Нормативный документ | На основании чего выдаются СИЗ | ЕТН СИЗ, утв. приказом Минтруда № 767н, п. 45 |
| Перечень СИЗ | Наименование, сертификат, срок носки | Костюм защитный, ГОСТ 12.4.103-83, 12 мес. |
Лицевая сторона заверяется подписью лица, ответственного за выдачу СИЗ, с расшифровкой и датой.
Правила ведения оборотной стороны
Оборотная сторона — это журнал движения средств защиты. Каждая операция (выдача, возврат, списание) фиксируется отдельной строкой.
Что обязательно указывать при выдаче:
- Дата передачи СИЗ работнику;
- Наименование средства (точно как в сертификате);
- Количество и единица измерения (пар, штук, комплектов);
- Номер сертификата соответствия или декларации;
- Подпись работника о получении.
При возврате СИЗ:
- Дата возврата;
- Фактическое количество;
- Степень износа в процентах (обязательно!);
- Основание для списания (акт, номер и дата) — если средство непригодно к дальнейшему использованию.
Лайфхак: если СИЗ выдаются на срок менее месяца (например, перчатки), работодатель может установить упрощенный порядок учета в локальном акте — но только для таких краткосрочных позиций .
Пример записи на оборотной стороне:
| Дата | Наименование СИЗ | Сертификат | Выдано | Возвращено | Износ, % | Подпись | Акт списания |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 10.04.2026 | Перчатки нитриловые | ЕАЭС RU Д-RU.РА05.В.12345/25 | 12 пар | — | — | Петров А.С. | — |
| 10.05.2026 | Перчатки нитриловые | ЕАЭС RU Д-RU.РА05.В.12345/25 | — | 10 пар | 85% | Петров А.С. | № 15 от 10.05.2026 |
Кто заполняет и где хранить
Ведение карточек не входит в обязанности специалиста по охране труда. Ответственного назначает работодатель приказом — обычно это кладовщик, начальник склада или сотрудник отдела снабжения .
Где хранить:
- Бумажные карточки — у материально ответственного лица или в отделе кадров;
- Электронные — в защищенной системе с разграничением прав доступа.
Срок хранения личных карточек учета выдачи СИЗ — 3 года после увольнения работника или списания последнего средства (п. 427 Перечня типовых документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) .
Частые ошибки при оформлении
- Пропуск графы «сертификат» — без номера документа о соответствии СИЗ запись не имеет юридической силы.
- Указание только года носки без даты выдачи — сложно контролировать своевременную замену.
- Отсутствие подписи работника при получении — карточка считается незаполненной.
- Использование старой формы МБ-6 после 1 сентября 2023 года — нарушение приказа 766н.
- Неуказание процента износа при возврате — невозможно обосновать списание.
Риск: при проверке ГИТ отсутствие или некорректное заполнение карточек СИЗ влечет штраф по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ — до 80 000 ₽ для юрлиц.
FAQ: ответы на популярные вопросы
Можно ли вести карточки только в электронном виде?
Да, приказ 766н разрешает электронный учет при условии использования квалифицированной электронной подписи и обеспечения неизменности записей.
Нужна ли карточка на работника, которому выдают только перчатки?
Да, если перчатки входят в нормы бесплатной выдачи для его должности — карточка обязательна независимо от ассортимента СИЗ.
Что делать, если работник совмещает две должности с разными нормами СИЗ?
Заводится одна карточка, в перечень включаются СИЗ по обеим должностям. В графе «нормативный документ» можно указать оба основания.
Можно ли распечатать бланк на цветном принтере?
Да, цвет печати не регламентирован. Главное — читаемость записей и сохранность документа в течение срока хранения.
Нужно ли заверять карточку печатью организации?
Нет, достаточно подписи ответственного лица. Печать не требуется, если иное не установлено локальным актом.
Как оформить карточку для дежурных СИЗ?
Для средств, выдаваемых временно (например, посетителям или при разовых работах), используется отдельная форма — Карточка учета выдачи дежурных СИЗ (приложение 3 к приказу 766н) .