Как правильно оформить личную карточку сотрудника: готовый шаблон и разбор полей
Личная карточка по форме Т-2 — это унифицированный документ кадрового учёта, который с 2022 года ведётся по желанию работодателя, но остаётся удобным инструментом для систематизации данных о сотруднике . Ниже — актуальный бланк в Word, пошаговая инструкция заполнения и ответы на частые вопросы.
Коротко о главном: с 1 сентября 2022 года ведение формы Т-2 не является обязательным (письмо Минтруда от 24.12.2021 № 14-6/В-1487), но многие компании продолжают использовать её для удобства учёта. Карточку можно вести как на бумаге, так и в электронном виде .
Лайфхак: создайте шаблон в Word с защищёнными полями — это ускорит заполнение новых карточек и снизит риск ошибок в обязательных реквизитах.
Важно: подпись работника в карточке Т-2 с 2022 года не требуется по закону, но эксперты рекомендуют её проставлять при приёме, переводах и увольнении — это дополнительная защита при проверках .
Оглавление
Структура формы Т-2: 11 разделов
Унифицированная форма Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 и состоит из титульной части и 11 логических блоков :
| Раздел | Что содержит | На основании каких документов |
|---|---|---|
| Титул | Реквизиты организации, дата, табельный номер, ИНН, СНИЛС | Приказ о приёме, учётная политика |
| 1. Общие сведения | ФИО, дата/место рождения, гражданство, образование, семейное положение, адрес | Паспорт, диплом, свидетельство о браке |
| 2. Воинский учёт | Категория запаса, профиль, отметка о постановке на учёт | Военный билет, удостоверение |
| 3. Приём и переводы | Даты, должности, подразделения, основания | Трудовой договор, приказы |
| 4. Аттестация | Результаты, решения комиссии, дата следующей аттестации | Протоколы аттестационной комиссии |
| 5–6. Обучение | Курсы повышения квалификации, переподготовка | Дипломы, удостоверения, приказы |
| 7. Награды | Поощрения по ст. 191 ТК РФ и локальным актам | Приказы о премировании, благодарности |
| 8. Отпуска | Виды отпусков, периоды, основания | Приказы на отпуск, заявления |
| 9. Льготы | Социальные гарантии, основания предоставления | Справки, заключения МСЭ, нормативные акты |
| 10. Дополнительные сведения | Водительские права, инвалидность, языки — по необходимости | По усмотрению работодателя |
| 11. Увольнение | Дата, основание, реквизиты приказа | Приказ об увольнении, трудовая книжка |
Пошаговое заполнение: от шапки до увольнения
Шапка документа
- Укажите ОКУД (0301002) и ОКПО организации.
- Полное наименование работодателя без сокращений.
- Дата заполнения в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Табельный номер — внутренний идентификатор сотрудника.
- СНИЛС указывайте обязательно (ч. 1 ст. 65 ТК РФ), ИНН — по наличию .
- В графе «Алфавит» — первая буква фамилии для картотеки.
- Характер работы: «постоянная» / «временная», вид — «основная» / «совместительство».
Раздел 1: Общие сведения
Заполняйте строго по документам, без сокращений, кроме разрешённых (гор., обл., пос.) :
- Дату рождения пишите полностью: «15 апреля 1985 г.», в коде — «15.04.1985».
- Место рождения — до 100 символов, без сокращения слов «село», «аул», «кишлак».
- Гражданство кодируйте по ОКИН: 1 — РФ, 2 — двойное, 3 — иностранец, 4 — без гражданства.
- Образование указывайте по ФЗ «Об образовании» № 273-ФЗ, код — по фасету 30 ОКИН.
- Семейное положение и состав семьи — без сокращений, данные со слов работника.
- Адрес: если место жительства совпадает с регистрацией, вторую строку можно не заполнять.
Раздел 2: Воинский учёт
Заполняется на основании военного билета или удостоверения :
- «Категория запаса» не заполняется для офицеров запаса.
- «Состав (профиль)» пишите полностью, без сокращений.
- Поле «Состоит на воинском учете» удобно заполнять карандашом — данные могут меняться.
Разделы 3–11: Динамические данные
- Приём и переводы: дублируйте записи в трудовой книжке, работник подтверждает подписью каждую запись.
- Аттестация, обучение, награды: указывайте реквизиты приказов и протоколов.
- Отпуска: фиксируйте все виды — ежегодные, учебные, по уходу за ребёнком. При нехватке места оформите «Дополнение к личной карточке».
- Увольнение: укажите дату, основание (ст. ТК РФ), реквизиты приказа. Подписи работника и кадровика завершают документ.
Правила исправлений и ведения в электронном виде
Как исправлять ошибки
- Неправильную запись аккуратно зачеркните одной чертой.
- Рядом напишите верные данные, пометку «Исправлено», дату и подписи кадровика и работника .
- Не используйте корректоры, не удаляйте целые разделы — даже пустые блоки должны оставаться в документе.
Электронный формат
Работодатель вправе вести карточки Т-2 в электронном виде :
- Издайте приказ о переходе на электронный кадровый документооборот.
- Внесите изменения в локальные нормативные акты.
- Обеспечьте защиту данных и возможность выгрузки копии по запросу работника.
Совет: при ведении в электронном виде настройте автоматическое резервное копирование и разграничение прав доступа — это защитит от потери данных и несанкционированных правок.
Частые ошибки
- Сокращения там, где они недопустимы — например, «с.» вместо «село» в месте рождения.
- Пропуск обязательных полей — СНИЛС, дата приёма, основание увольнения.
- Отсутствие подписи работника в ключевых разделах — не требует закон, но повышает риски при спорах.
- Использование устаревших классификаторов — проверяйте актуальность ОКАТО, ОКИН, ОКСО перед кодированием.
- Заполнение карточки на совместителя — форма Т-2 ведётся только по основному месту работы .
FAQ
Вопрос: Обязательно ли вести форму Т-2 в 2026 году?
Ответ: Нет, обязанность отменена с 1 сентября 2022 года. Но работодатель может продолжать использовать форму по внутреннему регламенту .
Вопрос: Можно ли заполнять карточку от руки?
Ответ: Да, если документ ведётся на бумаге. Записи должны быть разборчивыми, без помарок. Электронный формат также разрешён .
Вопрос: Кто отвечает за корректность заполнения?
Ответ: Кадровый специалист или уполномоченное лицо. Делегировать заполнение работнику запрещено — он лишь предоставляет документы и подтверждает данные .
Вопрос: Нужно ли выдавать копию карточки сотруднику?
Ответ: Да, по письменному заявлению работодатель обязан в течение 3 рабочих дней выдать заверенную копию бесплатно — карточка относится к документам, связанным с работой .
Вопрос: Что делать, если в разделе «Отпуска» закончилось место?
Ответ: Оформите «Дополнение к личной карточке работника» с аналогичной шапкой и табличной частью, укажите ссылку на основной документ .