Как правильно заполнить личную карточку учета выдачи средств защиты
Краткий ответ: Карточка учета выдачи СИЗ ведется по рекомендуемой форме из приложения № 2 к приказу Минтруда от 29.10.2021 № 766н. Документ оформляется в бумажном или электронном виде, содержит данные о работнике, перечень положенных СИЗ и журнал фактической выдачи. Бланк в Word можно адаптировать под нужды организации, но исключать обязательные поля нельзя.
Работодатель обязан бесплатно выдавать средства индивидуальной защиты сотрудникам, работающим во вредных или опасных условиях . Учет этой выдачи фиксируется в личной карточке — документе, который подтверждает исполнение обязанностей по охране труда и защищает обе стороны при проверках.
Важно: С 1 января 2025 года окончательно завершён переходный период. Работодатели обязаны применять Единые типовые нормы выдачи СИЗ (приказ Минтруда № 767н), а не устаревшие отраслевые нормативы .
:::toc Оглавление
- Что такое карточка учета СИЗ и зачем она нужна
- Актуальная форма документа в 2026 году
- Пошаговое заполнение: лицевая сторона
- Как вести оборотную сторону: фиксация выдачи
- Электронный учет: можно ли отказаться от бумаги
- Сроки хранения и типичные ошибки
- Частые ошибки при заполнении
- FAQ: ответы на популярные вопросы :::
Что такое карточка учета СИЗ и зачем она нужна
Личная карточка учета выдачи средств индивидуальной защиты — это документ персонального учёта, в котором фиксируется:
- какие СИЗ положены работнику по нормам;
- когда и в каком количестве они были выданы;
- когда и в каком состоянии возвращены;
- кто несёт ответственность за выдачу и приёмку.
Документ служит основанием для:
- контроля своевременной замены изношенной спецодежды;
- подтверждения расходов на СИЗ в бухгалтерском и налоговом учёте;
- защиты работодателя при расследовании несчастных случаев;
- проверки соблюдения требований охраны труда инспекцией.
Лайфхак: Ведите карточки в электронном виде с возможностью экспорта в Word или PDF. Это упростит подготовку к проверкам и сократит бумажный документооборот.
Актуальная форма документа в 2026 году
Действующая рекомендуемая форма утверждена приказом Минтруда от 29.10.2021 № 766н (приложение № 2) и действует до 1 сентября 2029 года .
Ключевые особенности формы:
- двухсторонняя структура: лицевая — данные о работнике и нормах, оборотная — журнал выдачи;
- включены поля для учёта дерматологических СИЗ и смывающих средств;
- предусмотрена графа для номера сертификата/декларации соответствия;
- добавлена колонка для фиксации степени износа при возврате.
Не используйте бланки до 2023 года. Старые формы не содержат полей для дерматологических СИЗ, что может стать основанием для замечания при проверке .
Работодатель вправе разработать собственную форму карточки, но только при условии сохранения всех обязательных реквизитов из приказа № 766н. Упрощать или исключать поля запрещено .
Пошаговое заполнение: лицевая сторона
Лицевая сторона содержит справочную информацию и перечень положенных СИЗ.
Блок «Сведения о работнике»
Заполняется при приёме на должность, требующую выдачи СИЗ:
| Поле | Что указывать | Пример |
|---|---|---|
| Фамилия, имя, отчество | Полностью, как в паспорте | Петров Иван Сергеевич |
| Табельный номер | По внутренней системе учёта | 10457 |
| Структурное подразделение | По штатному расписанию | Цех № 3, участок сборки |
| Профессия (должность) | По ЕКСД или штатному расписанию | Слесарь-ремонтник 4 разряда |
| Дата поступления на работу | Дата начала трудовой деятельности у данного работодателя | 15.03.2024 |
| Пол, рост, размеры | Для подбора СИЗ по антропометрии | М, 178 см, одежда 52, обувь 43 |
Блок «Нормы выдачи СИЗ»
Заполняется на основании локальных норм работодателя, разработанных с учётом Единых типовых норм (приказ № 767н):
| Наименование СИЗ | Пункт норм | Единица измерения / периодичность | Количество на период |
|---|---|---|---|
| Костюм для защиты от механических воздействий | 12 | шт. / 12 мес. | 1 |
| Перчатки с полимерным покрытием | 45 | пар / 1 мес. | 12 |
| Очки защитные закрытые | 8 | шт. / 6 мес. | 2 |
Проверяйте класс защиты. Указывайте в карточке класс защиты СИЗ (например, «класс защиты от механических рисков — 2») — это требование п. 34 Правил № 766н .
Внизу лицевой стороны ставит подпись и расшифровку лицо, ответственное за ведение карточек (кладовщик, специалист по охране труда, бухгалтер — в зависимости от приказа по организации).
Как вести оборотную сторону: фиксация выдачи
Оборотная сторона — это журнал учёта движения СИЗ. Заполняется при каждой выдаче, возврате или списании.
Структура таблицы выдачи
| Дата выдачи | Модель, марка, артикул, класс защиты | Выдано (кол-во) | Подпись получившего | Дата возврата | Кол-во возвращено | Подпись сдавшего | Акт списания (дата, №) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 10.04.2026 | Костюм «Защита-Про», арт. КЗ-205, кл. 2 | 1 | [подпись] | — | — | — | — |
| 10.04.2026 | Перчатки нитриловые, арт. ПН-12 | 2 пары | [подпись] | 10.05.2026 | 2 пары | [подпись] | — |
Важные нюансы заполнения
- Модель и артикул уточняйте у отдела закупок или на складе — это требуется для прослеживаемости партии СИЗ.
- Степень износа при возврате указывайте обязательно: «годен к дальнейшему использованию», «требует ремонта», «подлежит списанию».
- Акт списания оформляется, если СИЗ возвращены непригодными. В карточке достаточно указать реквизиты акта — подпись принимающего лица больше не требуется .
- Дерматологические СИЗ (кремы, пасты) и смывающие средства фиксируются в той же таблице с пометкой «ДСИЗ» или «смывающее средство».
Совет: Для СИЗ однократного применения (например, респираторы) достаточно указать общую выдачу за период без детализации по датам — это допускается п. 34 Правил № 766н .
Электронный учет: можно ли отказаться от бумаги
Приказ № 766н прямо разрешает вести учёт выдачи СИЗ в электронном виде . При этом должны соблюдаться условия:
- система обеспечивает неизменность записей после внесения;
- предусмотрена возможность формирования выписки в бумажном виде по требованию работника или инспектора;
- работник знакомится с записями под электронную подпись или иным способом, подтверждающим ознакомление.
Если вы ведёте карточки в электронном виде, рекомендуется:
- Настроить автоматическое напоминание о сроках замены СИЗ.
- Интегрировать учёт с системой складского учёта для контроля остатков.
- Обеспечить резервное копирование данных.
Сроки хранения и типичные ошибки
Сколько хранить карточки
Согласно Перечню типовых управленческих документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236), личные карточки учета выдачи СИЗ хранятся не менее 3 лет после увольнения работника .
Если карточка связана с расследованием несчастного случая — срок хранения продлевается до 45 лет.
Частые ошибки при заполнении
- Пропуск подписи работника. Без подписи получившего СИЗ запись считается недействительной. Если работник на удалённом объекте — оформите акт передачи через уполномоченное лицо.
- Указание только типовых норм без локальных. В карточке должна быть ссылка на действующие в организации нормы, утверждённые приказом.
- Отсутствие данных о сертификате. Номер сертификата соответствия или декларации — обязательное поле с 2023 года.
- Использование устаревших бланков. Формы до сентября 2023 года не учитывают дерматологические СИЗ.
- Заполнение карандашом или стираемыми чернилами. Документ должен быть заполнен чернилами чёрного или синего цвета либо в электронном виде.
Не поручайте заполнение карточек специалисту по охране труда без его согласия и доплаты. Эта обязанность не входит в его профстандарт. Возложение возможно только в порядке совмещения с письменного согласия работника .
FAQ: ответы на популярные вопросы
Можно ли использовать один бланк для нескольких работников?
Нет. Личная карточка — документ персонального учёта. На каждого работника заводится отдельная карточка.
Нужно ли заводить карточку на СИЗ, выдаваемые разово (например, при командировке)?
Да. Любая выдача СИЗ, предусмотренная нормами, фиксируется в карточке. Для дежурных СИЗ (общего пользования) применяется отдельная форма — Карточка учета выдачи дежурных СИЗ (приложение № 3 к приказу № 766н) .
Что делать, если работник отказывается расписываться в карточке?
Зафиксируйте отказ в акте, составленном в присутствии двух свидетелей. Выдача СИЗ при этом считается исполненной, если вы можете подтвердить факт передачи иным способом (видео, акт, отметка в электронном журнале).
Можно ли печатать часть карточки на принтере, а подписи ставить от руки?
Да. Допускается комбинированное заполнение: реквизиты и нормы — машинописным способом, даты, подписи, количество — от руки чернилами .
Как учитывать СИЗ, если работник совмещает должности с разными нормами?
В одной карточке указываются все СИЗ, положенные по каждой должности. В графе «Пункт норм» делайте пометку, к какой должности относится позиция.
Можно ли выдавать СИЗ не по размеру, если нужного нет в наличии?
Нет. Работодатель обязан обеспечить выдачу СИЗ с учётом пола, роста и размеров работника (п. 24 Правил № 766н) . Временное решение — выдача аналога с близкими параметрами с последующей заменой.