Подраздел 1.1 или 1.2 в ЕФС-1: что выбрать и когда сдавать

Иван Корнев·15.05.2026·⏱6 мин

Краткий ответ: «Формат 1.1» и «1.2» — это не версии файла, а разные подразделы единой формы ЕФС-1.

  • Подраздел 1.1 сдают при кадровых событиях (приём, увольнение, перевод). Это аналог старой СЗВ-ТД.
  • Подраздел 1.2 сдают раз в год (до 1 марта) или при увольнении сотрудника для назначения пенсии. Это аналог старой СЗВ-СТАЖ.

Выбор зависит от цели отчёта: оперативное уведомление Социального фонда России (СФР) об изменениях в штате или фиксация страхового стажа за период. Ниже подробно разберём отличия, сроки и правила заполнения, чтобы избежать ошибок и штрафов.

Оглавление

В чём суть путаницы с названиями

Многие пользователи ищут «формат ЕФС 1.1 или 1.2», полагая, что это разные версии XML-схемы или отдельные бланки. На деле ЕФС-1 — это единый документ, утверждённый приказом СФР, который состоит из нескольких разделов и подразделов.

  • Раздел 1 содержит сведения персонифицированного учёта.
    • Подраздел 1.1: Сведения о трудовой деятельности.
    • Подраздел 1.2: Сведения о страховом стаже.
  • Раздел 2 касается взносов на травматизм (бывший 4-ФСС).
  • Раздел 3 включает данные о денежном довольствии военнослужащих.

Таким образом, вопрос «какой формат использовать» трансформируется в вопрос «какой подраздел заполнить в текущей ситуации».

Сравнительная таблица: 1.1 против 1.2

Чтобы быстро определить нужный вариант, используйте эту таблицу различий.

КритерийПодраздел 1.1Подраздел 1.2
Бывшая формаСЗВ-ТДСЗВ-СТАЖ
Основная цельОперативный учёт кадровых перемещенийФиксация права на пенсию и стажа
ПериодичностьПо факту события (приём, увольнение и т.д.)Ежегодно (итоговый) или при увольнении
Крайний срокДо 25 числа месяца, следующего за отчётнымДо 1 марта года, следующего за отчётным
Кого включатьТолько тех, у кого были изменения статусаВсех сотрудников, работавших в отчётном периоде
Тип данныхДата события, код мероприятия (приём/перевод)Периоды работы, особые условия труда, северный стаж

Когда и как сдавать подраздел 1.1

Этот раздел необходим для информирования СФР о текущих изменениях в трудовых отношениях. Он критически важен для формирования электронной трудовой книжки сотрудника.

Основные поводы для сдачи

  1. Приём на работу.
  2. Увольнение.
  3. Перевод на другую постоянную работу или изменение должности.
  4. Переименование работодателя или изменение наименования должности.
  5. Отказ работника от ведения бумажной трудовой книжки (переход на электронную).

Сроки подачи

Отчёт необходимо направить не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло событие.

Пример: Если сотрудник принят 10 мая 2026 года, подраздел 1.1 нужно сдать до 25 июня 2026 года. Если событие произошло 31 мая, срок тот же — до 25 июня.

Нюансы заполнения

В подразделе указываются конкретные коды мероприятий (например, «ПРИЕМ», «УВОЛНЕНИЕ», «ПЕРЕВОД»). Важно точно указывать дату события в соответствии с приказом по организации. Ошибка в дате может привести к расхождениям в электронной трудовой книжке работника.

Когда и как сдавать подраздел 1.2

Этот раздел отвечает за накопление пенсионных прав. Данные из него напрямую влияют на расчёт будущей пенсии сотрудника.

Основные поводы для сдачи

  1. Ежегодная отчётность. Сдаётся один раз в год по всем сотрудникам, которые работали в организации в течение этого года (хотя бы один день).
  2. При увольнении. Если сотрудник увольняется и планирует выходить на пенсию, ему необходимо предоставить сведения о стаже. В этом случае подраздел 1.2 сдаётся персонально на этого работника.

Сроки подачи

  • Годовой отчёт: строго до 1 марта года, следующего за отчётным. Например, за 2025 год отчёт сдаётся до 1 марта 2026 года. Продлению срок не подлежит.
  • При увольнении: в день увольнения или на следующий рабочий день.

Важно: В годовой отчёт включаются все застрахованные лица, даже если они работали всего один день в декабре. Исключение составляют только те, с кем не было заключено никаких договоров (трудовых или ГПХ) в отчётном периоде.

Алгоритм выбора: шпаргалка для бухгалтера

Используйте этот чек-лист для быстрого принятия решения:

  1. Произошло кадровое событие (приём, перевод, увольнение) в текущем месяце?

    • Да → Заполняем Подраздел 1.1. Срок: до 25 числа следующего месяца.
    • Нет → Переходим к пункту 2.

  2. Наступил март текущего года?

    • Да → Заполняем Подраздел 1.2 за прошлый год на всех сотрудников. Срок: до 1 марта.

  3. Сотрудник увольняется и просит справку для пенсии?

    • Да → Заполняем Подраздел 1.2 конкретно на этого сотрудника. Срок: в день увольнения.
    • Нет → Отчётность за текущий момент не требуется (если нет событий из п.1).

  4. Сотрудник работает, но событий не было и март не наступил?

    • Сдавать ничего не нужно.

Изменения в форме ЕФС-1 в 2026 году

С 1 января 2026 года применяется новая редакция формы ЕФС-1 (утверждена приказами СФР конца 2025 года). Бухгалтерам следует обратить внимание на следующие корректировки в подразделе 1.2:

  • Исключено поле «Назначение выплат по ОСС». Оно более не заполняется при подаче сведений о страховом стаже, что упрощает форму.
  • Актуализированы коды особых условий труда в соответствии с обновлёнными классификаторами.

Рекомендация по ПО: Убедитесь, что ваша учётная система (например, 1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерия) обновлена до версии, поддерживающей новый формат XML и печатную форму ЕФС-1 образца 2026 года. Использование старых шаблонов может привести к ошибке валидации при отправке через ТКС.

Частые ошибки при заполнении

Даже опытные специалисты иногда допускают типовые ошибки, которые приводят к возврату отчёта или штрафам.

  1. Путаница со сроками при увольнении. Часто бухгалтеры сдают только подраздел 1.1 (увольнение) до 25 числа, забывая про подраздел 1.2. Для корректного выхода на пенсию сотруднику нужен именно стаж (1.2), который должен быть сдан оперативно.

  2. «Нулевая» отчётность. В ЕФС-1 нельзя сдать «нулевой» отчёт, если в организации нет сотрудников. Однако, если сотрудники есть, но в отчётном месяце не было кадровых изменений, подраздел 1.1 сдавать не нужно. А вот годовой подраздел 1.2 обязателен всегда, если были трудовые отношения.

  3. Неверный код мероприятия. Использование кода «ПЕРЕВОД» вместо «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ ДОЛЖНОСТИ» (или наоборот). Это меняет суть записи в электронной трудовой книжке.

  4. Игнорирование совместителей. Внешние совместители также должны быть отражены в ЕФС-1. Если вы принимаете совместителя, это полноценный приём на работу, требующий сдачи подраздела 1.1.

FAQ: ответы на популярные вопросы

В: Можно ли сдать один файл, содержащий и 1.1, и 1.2? О: Да, технически файл XML может содержать оба подраздела. Однако логика сдачи разная: 1.1 сдаётся по факту события, 1.2 — по итогам года или при увольнении. Объединять их в один файл имеет смысл только при увольнении, когда одновременно фиксируется факт расторжения договора (1.1) и итоговый стаж (1.2).

В: Какой штраф за несвоевременную сдачу ЕФС-1? О: Штраф составляет 500 рублей за каждого сотрудника, по которому сведения представлены с опозданием или содержат ошибки. Для должностных лиц предусмотрены дополнительные административные штрафы.

В: Нужно ли сдавать ЕФС-1, если сотрудник работал по договору ГПХ? О: Да, если по договору ГПХ уплачивались страховые взносы. Такие исполнители включаются в подраздел 1.2 (сведения о стаже) в годовом отчёте. В подраздел 1.1 они не включаются, так как у них нет «трудовой функции» в рамках Трудового кодекса (нет должности, приказа о приёме и т.д.).

В: Что делать, если ошибка обнаружена после отправки? О: Необходимо сформировать отменяющий документ (с признаком отмены предыдущей записи) и затем подать корректные сведения. В подразделе 1.1 это делается через формирование нового события с правильными данными, в подразделе 1.2 — через подачу корректирующего раздела.