Как работать в системе ЭДО Пермского края

Для входа в систему электронного документооборота (ЭДО) Пермского края необходимо использовать официальную региональную платформу, авторизуясь через учетную запись ЕСИА (Госуслуги). Основной функционал включает создание маршрутов согласования, подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и контроль исполнения поручений. Доступ к системе имеют только уполномоченные сотрудники государственных органов и учреждений, подключенные к единой системе межведомственного взаимодействия региона.

Авторизация и технические требования

Доступ к системе осуществляется через официальный портал органов власти Пермского края или прямой вход в подсистему документооборота. Процесс входа строго регламентирован требованиями безопасности.

Пошаговый вход в систему

1. Переход на портал. Откройте браузер и перейдите на официальный сайт органов власти Пермского края (раздел «Электронное правительство» или прямая ссылка на СЭД, предоставленная системным администратором вашего ведомства).
2. Выбор способа входа. Нажмите кнопку «Войти» или «Личный кабинет». В качестве метода аутентификации выберите «Вход через ЕСИА» (Госуслуги).
3. Аутентификация. В открывшемся окне введите логин и пароль от вашей учетной записи на портале Госуслуг. Если включена двухфакторная аутентификация, подтвердите вход кодом из SMS или пуш-уведомления.
4. Выбор профиля. После успешного входа система может предложить выбрать профиль пользователя, если у вас есть доступ к нескольким ведомствам или ролям (например, «Сотрудник», «Руководитель», «Делопроизводитель»). Выберите нужный контекст работы.

Подготовка рабочего места

Для полноценной работы с документами (особенно для подписания) ваше рабочее место должно соответствовать техническим требованиям:

• Браузер: Рекомендуется использовать Яндекс.Браузер, Chromium-Gost или Microsoft Edge с поддержкой российских стандартов шифрования.
• ПО: Установлен КриптоПро CSP версии 5.0 или выше.
• Плагины: Активирован плагин для работы с электронной подписью в браузере (обычно устанавливается автоматически при первом входе или скачивается с портала Госуслуг).
• Сертификаты: Личный сертификат УКЭП должен быть установлен в хранилище «Личные» и быть действующим.

Интерфейс и навигация

Главная страница системы представляет собой дашборд с ключевыми виджетами. Понимание структуры меню ускоряет работу в несколько раз.

Основные разделы меню

• Входящие. Документы, поступившие от других ведомств или сотрудников внутри организации. Здесь отображаются документы, требующие вашего рассмотрения или резолюции.
• Исходящие. Документы, созданные вами или вашим отделом и отправленные на согласование или внешним контрагентам.
• На исполнении. Список задач, где вы являетесь исполнителем. Сюда попадают документы после наложения на них резолюции руководителем.
• Контроль. Документы, поставленные на контроль руководством. Требуют особого внимания и регулярного отчетирования о ходе исполнения.
• Черновики. Неотправленные проекты документов.

Настройка уведомлений

Чтобы не пропустить важные документы, настройте уведомления в личном профиле:

1. Перейдите в раздел «Настройки» → «Уведомления».
2. Выберите каналы получения: e-mail, всплывающие окна в системе или SMS (если предусмотрено регламентом).
3. Отметьте типы событий: «Новый входящий», «Документ возвращен на доработку», «Срок исполнения истекает».

Работа с документами: создание и согласование

Жизненный цикл документа в региональном ЭДО строится по принципу маршрутизации.

Создание нового документа

1. Нажмите кнопку «Создать документ» или «Новый исходящий».
2. Заполнение карточки. Укажите тип документа (письмо, приказ, служебная записка), тему, дату и получателей.
3. Прикрепление файла. Загрузите основной файл документа. Поддерживаемые форматы: PDF, DOCX, XLSX. Для юридической значимости рекомендуется сразу конвертировать документ в PDF перед загрузкой.
4. Маршрут согласования. Добавьте участников маршрута. Вы можете выбрать готовый шаблон маршрута (например, «Согласование приказа») или добавить адресатов вручную.

Подписание и отправка

Перед отправкой документ необходимо подписать:

1. Проверьте правильность прикрепленного файла и данных в карточке.
2. Нажмите кнопку «Подписать и отправить».
3. В появившемся окне выберите сертификат электронной подписи.
4. Введите PIN-код от токена (если используется носитель типа Рутокен или JaCarta).
5. Дождитесь подтверждения об успешной отправке. Статус документа изменится на «Отправлено» или «На согласовании».

Согласование и визирование

Если вы получили документ на согласование:

1. Откройте документ из раздела «Входящие» или «На согласовании».
2. Ознакомьтесь с содержимым. При необходимости скачайте файл для детального изучения.
3. Примите решение:
   • Согласовать: Документ пойдет дальше по маршруту или инициатору.
   • Отклонить: Укажите причину отказа в комментарии. Документ вернется инициатору на доработку.
   • Завизировать: Оставьте замечания или предложения, не блокируя движение документа (опционально, зависит от настроек системы).
4. Подпишите свое решение УКЭП.

Поиск и фильтрация

Система позволяет быстро находить документы даже среди тысяч записей.

Эффективный поиск

Используйте расширенный фильтр для точного поиска:

• По номеру и дате: Введите регистрационный номер документа.
• По автору: Укажите ФИО сотрудника, создавшего документ.
• По статусу: Отфильтруйте только «Исполненные» или «На контроле».
• По тексту: Поиск по содержимому файлов (полнотекстовый поиск) доступен, если файлы были загружены в распознаваемом формате (PDF с текстовым слоем, DOCX).

Сохранение выборок

Если вы регулярно работаете с определенным набором документов (например, «Входящие письма от Министерства финансов за текущий месяц»), сохраните параметры поиска как «Избранную выборку». Это позволит открывать нужный список одним кликом.

Частые ошибки при работе

FAQ

Как восстановить доступ, если забыл пароль от ЕСИА? Восстановление пароля осуществляется только через портал Госуслуг (gosuslugi.ru). Система ЭДО Пермского края не хранит пароли пользователей и не может их сбросить.

Что делать, если срок действия сертификата истек? Необходимо получить новый сертификат УКЭП в удостоверяющем центре. После установки нового сертификата в систему он станет доступен для подписи автоматически. Старый сертификат архивируется, подписанные им документы сохраняют юридическую силу.

Можно ли редактировать документ после отправки на согласование? Нет. После подписания и отправки документ блокируется для редактирования. Если нужно внести изменения, инициатор должен отозвать документ (если функция доступна) или создать новый вариант, а старый аннулировать.

Как распечатать документ с отметкой об электронной подписи? В карточке документа выберите опцию «Печать» или «Сформировать оттиск». Система создаст PDF-файл, содержащий визуализацию штампа ЭП, дату подписания и владельца сертификата.