Опись вложения в Word: готовый шаблон и инструкция по заполнению

Готовый бланк описи в Word — это таблица с колонками «№», «Наименование документа», «Кол-во листов», «Примечание», которую можно скачать, распечатать и заполнить вручную или в электронном виде. Ниже — универсальный шаблон, пример заполнения и правила оформления для почты и внутреннего документооборота.

Что такое опись и когда она нужна

Опись — это детальный перечень передаваемых документов с указанием названия, количества листов и реквизитов. Она нужна в трёх основных случаях:

• Почтовые отправления — форма Ф.107 подтверждает содержимое ценного письма или бандероли;
• Деловая переписка — фиксирует состав вложения при отправке претензий, договоров, актов;
• Архив и внутренний документооборот — помогает систематизировать и учитывать документы при передаче между отделами.

Опись, заверенная подписью и печатью (при необходимости), служит доказательством факта передачи конкретного набора документов.

Универсальный шаблон описи для Word

Самый практичный формат — простая таблица в Word, которую легко редактировать и печатать на листе А4.

Базовая структура бланка

Дополнительные поля в конце бланка:

• Итого листов: ___
• Количество экземпляров: ___
• Дата: «_» ______ 20 г.
• Подпись: _______________ / _______________ /

Пример заполнения описи документов

Реальный пример для отправки пакета документов контрагенту:

Итого: 16 листов в 4 документах.
Дата: 10.05.2026.
Отправитель: Иванов И. И., менеджер по работе с клиентами.
Подпись: _______________

Как заполнить опись без ошибок

Чтобы опись имела юридическую силу и была полезна на практике, соблюдайте простые правила:

• Конкретика в названиях: вместо «документы» пишите «договор №…», «акт №…», «копия паспорта»;
• Точный подсчёт листов: считайте каждый документ отдельно, включая приложения;
• Нумерация: проставляйте порядковые номера без пропусков;
• Два экземпляра: для почтовых отправлений и важных передач готовьте две копии — одну оставляете себе с отметкой о получении;
• Без исправлений: если допустили ошибку, лучше распечатать новый бланк, чем зачёркивать и подписывать исправления.

Форма 107 для Почты России

Если вы отправляете документы Почтой России с объявленной ценностью, используйте официальную форму Ф.107. Её особенности:

• Заполняется в двух экземплярах;
• Содержит поля: адресат, отправитель, перечень вложений, объявленная ценность;
• Сотрудник почты сверяет вложение с описью, ставит штамп и возвращает один экземпляр отправителю;
• Конверт или упаковка не заклеиваются до момента проверки.

Форму Ф.107 можно заранее подготовить в Word, скопировав структуру из универсального шаблона и добавив необходимые поля: «Объявленная ценность», «Отметки оператора».

Частые ошибки

• ❌ Общие формулировки: «пакет документов», «бумаги по делу» — невозможно идентифицировать вложение;
• ❌ Пропуск нумерации листов — усложняет проверку полноты передачи;
• ❌ Отсутствие даты и подписи — документ теряет юридическую значимость;
• ❌ Заполнение только одного экземпляра — при потере отправления нечем подтвердить состав;
• ❌ Использование устаревших бланков — форма Ф.107 периодически обновляется, проверяйте актуальность.

FAQ

Можно ли заполнить опись в электронном виде и отправить по email?
Да, для внутренней переписки электронная опись допустима. Для почтовых отправлений и юридически значимых передач требуется бумажный экземпляр с «живой» подписью.

Нужно ли заверять опись печатью?
Для внутренних нужд — нет. Для отправки в госорганы или контрагентам по договору — желательно, если это предусмотрено регламентом.

Сколько хранить копию описи?
Минимум — до момента подтверждения получения адресатом. Для финансовых и юридических документов рекомендуется срок хранения 3–5 лет.

Можно ли использовать опись для неденежных вложений (товары, образцы)?
Да, структура та же: заменяете «кол-во листов» на «кол-во предметов» или «вес», добавляете артикулы или серийные номера при необходимости.

Где скачать актуальный бланк формы 107?
Официальный шаблон доступен в отделениях Почты России и на сайте в разделе «Бланки». Универсальный шаблон для внутренних нужд можно создать самостоятельно в Word по приведённой выше структуре.