Расходный кассовый ордер (РКО): как правильно заполнить форму КО-2

Расходный кассовый ордер (РКО) — это первичный учетный документ, подтверждающий выдачу наличных денег из кассы организации или ИП. Для его оформления используется унифицированная форма КО-2. Документ должен быть составлен в день фактической выдачи средств, не содержать исправлений и иметь все необходимые подписи. Ниже представлен алгоритм заполнения, пример и рекомендации по использованию шаблона в Word.

Когда применяется форма КО-2

РКО оформляется при любом выбытии наличности из кассы предприятия. Основные случаи использования:

• Выдача денег под отчет сотруднику (на командировку, хозяйственные нужды).
• Выплата заработной платы, стипендий, премий.
• Возврат неиспользованных подотчетных сумм (если возврат идет через кассу, хотя чаще это приход). Примечание: возврат излишков — это ПКО, а вот выплата зарплаты или возврат покупателю наличных за возвращенный товар — это РКО.
• Выдача средств на представительские расходы.
• Сдача наличности инкассаторам банка (сопровождается объявлением на взнос наличными, но может дублироваться внутренним РКО для контроля).

Документ служит основанием для проводки в бухгалтерском учете: Дебет 71 (70, 73...) — Кредит 50.1.

Инструкция по заполнению бланка РКО

Заполнять форму КО-2 можно от руки шариковой ручкой (синего или черного цвета) или на компьютере с последующей распечаткой. Исправления, помарки и использование корректора строго запрещены. Если допущена ошибка, бланк считается испорченным, и нужно оформить новый ордер.

Шаг 1. Шапка документа

• Организация: Полное наименование компании согласно уставу.
• Структурное подразделение: Заполняется, если у организации есть обособленные подразделения с отдельной кассой. Если нет — ставится прочерк.
• Коды: ОКПО (из статистики), ОКВД (вид деятельности).
• Номер документа: Присваивается по порядку с начала года. Нумерация должна быть сквозной.
• Дата составления: Должна совпадать с датой фактической выдачи денег.

Шаг 2. Корреспонденция счетов

• Дебет: Указывается счет, на который списываются средства.
  • 71 — расчеты с подотчетными лицами.
  • 70 — расчеты с персоналом по оплате труда.
  • 73 — расчеты с персоналом по прочим операциям (займы, возмещение ущерба).
  • 76 — расчеты с разными дебиторами и кредиторами.
• Кредит: Всегда указывается счет 50 (субсчет 50.1 «Касса организации»).

Шаг 3. Данные получателя и сумма

• Выдать: Фамилия, имя и отчество получателя полностью (или название организации, если деньги выдаются представителю юрлица).
• Основание: Четкая формулировка цели выдачи. Например: «Выдача под отчет на закупку канцелярских товаров» или «Выплата заработной платы за март 2026 года». Избегайте размытых формулировок вроде «На расходы».
• Сумма: Сначала указывается цифрами, затем прописью с указанием рублей и копеек. Незаполненные строки прочеркиваются.
• Приложение: Перечисляются документы, служащие основанием для выдачи (заявление сотрудника, приказ руководителя, ведомость на выплату зарплаты). Указываются их номера и даты.

Шаг 4. Подписи и удостоверение личности

• Руководитель и Главный бухгалтер: Ставят свои подписи. В небольших фирмах директор может вести бухучет самостоятельно, тогда вторая подпись не требуется (если это предусмотрено учетной политикой).
• Паспортные данные: Кассир обязан проверить паспорт получателя. В РКО вносятся: серия, номер, кем выдан, дата выдачи и код подразделения.
• Подпись получателя: Сотрудник расписывается в графе «Получил» только после того, как пересчитает деньги при кассире.
• Подпись кассира: Ставится после выдачи денег и проверки подписи получателя.

Пример заполнения РКО (выдача под отчет)

Рассмотрим ситуацию: ООО «Вектор» 15 мая 2026 года выдает менеджеру Петрову Сергею Александровичу 12 500 рублей на покупку материалов для офиса.

Частые ошибки при оформлении

Проверьте документ перед подшивкой в кассовую книгу, чтобы избежать проблем при проверке:

1. Несовпадение дат. Дата в РКО отличается от даты в кассовой книге или даты фактической выдачи.
2. Отсутствие паспорта. В поле паспортных данных стоят прочерки или указана только серия/номер без реквизитов выдавшего органа.
3. Исправления. Любая помарка делает документ недействительным. Используйте новый бланк.
4. Разночтения суммы. Сумма прописью не совпадает с цифровой или указана не полностью (не расшифрованы копейки).
5. Неверная нумерация. Нарушен хронологический порядок номеров документов за год.
6. Отсутствие подписи кассира. Ордер считается неисполненным, пока кассир не подтвердит факт выдачи своей подписью.

Где взять актуальный бланк (Word/Excel)

Форма КО-2 утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88. Она действует до сих пор, так как не отменена для организаций, ведущих бухучет в полном объеме.

Для удобства работы рекомендуется скачать шаблон в формате .docx или .xlsx. Это позволит заполнять документ на компьютере, минимизируя риск ошибок в расчетах и написании фамилий.

Что должно быть в правильном шаблоне:

• Все реквизиты унифицированной формы КО-2.
• Место для внесения паспортных данных (серия, номер, кем выдан, дата, код).
• Поля для подписей всех ответственных лиц.

Используйте стандартные шаблоны, доступные в правовых системах или бухгалтерских сервисах, чтобы быть уверенным в актуальности макета. Распечатывайте бланк на одном листе А4 с двух сторон или на одном, если поля позволяют (стандарт — односторонняя печать с расположением всех блоков на одной странице).