Как правильно оформить выдачу наличных из кассы

Расходный кассовый ордер (РКО) — это первичный учетный документ, который строго обязательно оформляется при каждой выдаче наличных денег из кассы организации или ИП. Для его заполнения используется унифицированная форма КО-2, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а. Несмотря на то что с 2013 года применение унифицированных форм не является строго обязательным для всех ООО, большинство компаний продолжают использовать форму КО-2 как проверенный стандарт, исключающий ошибки при налоговых проверках.

Где скачать актуальный бланк РКО (форма КО-2)

Вы можете создать бланк в Word самостоятельно, скопировав структуру формы КО-2, или использовать готовые шаблоны. Важно, чтобы документ содержал все обязательные реквизиты, предусмотренные законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.

Обязательные реквизиты РКО:

• Наименование документа («Расходный кассовый ордер»).
• Дата составления.
• Регистрационный номер.
• Наименование экономического субъекта.
• Содержание хозяйственной операции (основание для выдачи денег).
• Измерители операции в натуральном и денежном выражении.
• Должности лиц, ответственных за совершение сделки (главный бухгалтер, кассир, руководитель).
• Подписи указанных лиц с расшифровкой.

Пошаговая инструкция по заполнению РКО

Заполнять расходный кассовый ордер может бухгалтер или иное уполномоченное лицо. Документ состоит из двух частей: самого ордера и отрезного корешка.

1. Заполнение корешка

Корешок остается в подшивке у кассира и служит основанием для регистрации документа в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3).

• Укажите номер и дату ордера.
• Впишите ФИО получателя денег.
• Укажите сумму цифрами.
• Распишитесь в получении денег (подпись кассира).

2. Заполнение основной части ордера

Эта часть выдается получателю денег или остается в кассе (в зависимости от внутренних правил, но чаще всего подписывается получателем и остается у кассира как подтверждение выдачи).

3. Получение денег

• Паспортные данные получателя вносятся только в журнал регистрации (КО-3), в сам РКО они обычно не вписываются, если это не предусмотрено спецификой документа (ранее требовались, сейчас достаточно ФИО).
• Получатель расписывается в РКО в графе «Получил».
• Кассир проверяет подпись, сверяет сумму и выдает деньги.
• Штамп «Погашено» или «Оплачено» ставится на документе после выдачи.

Кто имеет право подписывать РКО

Для того чтобы документ имел юридическую силу, он должен быть подписан уполномоченными лицами. Список подписантов утверждается внутренним распорядительным документом (приказом об учетной политике).

1. Руководитель организации (или уполномоченное лицо по доверенности).
2. Главный бухгалтер (или иное лицо, ведущее бухучет).
3. Кассир (лицо, непосредственно выдающее деньги).

Если организация маленькая и директор ведет учет сам, он может подписывать РКО и как руководитель, и как главный бухгалтер. В этом случае в соответствующих полях ставится одна подпись с расшифровкой.

Сроки хранения и архивирование

Расходные кассовые ордера относятся к первичным учетным документам. Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ и правилам Росархива:

• Срок хранения: Не менее 5 лет после отчетного года.
• Однако, если документ касается выплат по зарплате или социальных выплат, срок хранения может составлять 75 лет (для документов, созданных после 2003 года, часто применяется срок 50 лет, но лучше уточнять в перечне вашей организации).
• РКО подшиваются в хронологическом порядке вместе с корешками и хранятся в отдельной папке или вместе с кассовой книгой.

Частые ошибки при оформлении

Даже опытные бухгалтеры иногда допускают неточности, которые могут вызвать вопросы у налоговой инспекции.

1. Отсутствие подписи получателя. Самая грубая ошибка. Без подписи лица, получившего деньги, документ не подтверждает факт выдачи средств.
2. Выдача денег без основания. В графе «Основание» нельзя писать просто «На расходы». Нужна конкретика: «По договору подряда №...», «Под отчет на закупку канцелярии».
3. Нарушение лимита кассы. Выдача наличных сверх установленного лимита остатка кассы возможна только в день выплаты зарплаты или стипендии, а также в выходные/праздники. В обычные дни превышение лимита недопустимо.
4. Использование старых бланков. Убедитесь, что ваш шаблон соответствует текущим требованиям. Хотя форма КО-2 стабильна, проверка наличия всех реквизитов первичного документа обязательна.
5. Выплата зарплаты третьим лицам. По РКО можно выдать деньги сотруднику по доверенности, но доверенность должна быть заверена нотариально или руководителем организации (в зависимости от ситуации) и приложена к ордеру.

FAQ: Вопросы о расходных кассовых ордерах

Можно ли вести РКО в электронном виде? Да. Вы можете формировать РКО в бухгалтерской программе (например, 1С) и подписывать электронной подписью (ЭП). В этом случае бумажный носитель не обязателен, если обеспечена возможность идентификации лица и неизменности документа.

Нужно ли ставить печать организации на РКО? С 2016 года наличие печати для ООО не является обязательным требованием закона, если иное не закреплено в уставе. Однако многие контрагенты и проверяющие органы предпочитают видеть печать. Решайте исходя из своей учетной политики.

Что делать, если сотрудник не потратил всю сумму под отчет? Неиспользованный остаток должен быть возвращен в кассу. На возвращаемую сумму оформляется Приходный кассовый ордер (ПКО, форма КО-1), а не сторнируется старый РКО.

Может ли ИП не оформлять РКО? Индивидуальные предприниматели вправе не вести кассовый учет в полном объеме (не оформлять ПКО/РКО и кассовую книгу), если они ведут учет доходов и расходов в соответствии с налоговым законодательством (КУДиР). Однако оформление РКО рекомендуется для подтверждения расходов при наличии наемных сотрудников или для внутреннего контроля.