Как заполнить накладную: образец и правила
Накладная (чаще всего форма ТОРГ-12) — это первичный документ, который подтверждает факт передачи товара от продавца к покупателю. Она фиксирует количество, стоимость и характеристики груза, а также служит основанием для списания товаров у поставщика и оприходования их у покупателя. Правильно заполненная накладная защищает обе стороны от налоговых рисков и споров при приемке.
Ниже представлен универсальный образец и пошаговый алгоритм заполнения, актуальный для российского бизнеса в 2026 году.
Оглавление
Что такое накладная и её виды
В деловом обороте под «накладной» чаще всего понимают товарную накладную по форме ТОРГ-12 (утверждена Постановлением Госкомстата РФ). Однако существуют и другие типы документов, выполняющих схожие функции:
- ТОРГ-12: Стандарт для передачи права собственности на товар между юридическими лицами и ИП в России.
- Транспортная накладная (ТН): Подтверждает договор перевозки груза. Обязательна, если доставку осуществляет сторонняя транспортная компания или водитель поставщика.
- Универсальный передаточный документ (УПД): Заменяет собой счет-фактуру и накладную (или акт выполненных работ). Сейчас используется чаще, чем классическая ТОРГ-12, так как сокращает документооборот.
Если вы работаете с НДС, выгоднее использовать УПД со статусом «1». Он заменяет и накладную, и счет-фактуру, избавляя от необходимости дублировать данные в двух разных бумагах.
Обязательные реквизиты документа
Согласно ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», любой первичный документ должен содержать следующие сведения:
- Наименование документа («Товарная накладная» или «УПД»).
- Дата составления.
- Наименование экономического субъекта (продавца и покупателя).
- Содержание факта хозяйственной жизни (передача товара).
- Величина измерения факта в натуральном и денежном выражении (количество, цена, сумма).
- Наименование должностей лиц, совершивших сделку.
- Подписи указанных лиц с расшифровкой.
Отсутствие любого из этих реквизитов делает документ недействительным для налоговой инспекции.
Простой образец бланка (структура)
Хотя унифицированная форма ТОРГ-12 строго регламентирована, многие компании используют упрощенные внутренние бланки для мелких сделок (если это разрешено учетной политикой). Ниже приведена структура стандартного документа.
Структура товарной накладной
| Блок | Что содержит |
|---|---|
| Шапка | Номер документа, дата, название продавца и покупателя, их адреса, ИНН/КПП, банковские реквизиты, основание (договор №...). |
| Табличная часть | № п/п, наименование товара, артикул, единица измерения (код ОКЕИ), количество, цена за единицу, общая сумма, ставка НДС, сумма НДС. |
| Итоги | Общее количество мест, масса брутто/нетто, итоговая сумма прописью, сумма НДС. |
| Подвал | Должности, ФИО и подписи ответственных лиц (отпустил, проверил, разрешил отпуск, получил). Печати (при наличии). |
Пошаговая инструкция по заполнению
Разберем процесс на примере классической формы ТОРГ-12.
Шаг 1. Заполнение шапки
Укажите дату отгрузки. Она должна совпадать с датой фактической передачи товара или быть ранее неё (но не позже).
- Продавец/Грузоотправитель: Полное наименование организации, адрес, контактный телефон.
- Покупатель/Грузополучатель: Аналогичные данные контрагента. Если грузополучатель отличается от покупателя (например, доставка на склад третьего лица), укажите его данные отдельно.
- Основание: Укажите номер и дату договора поставки или спецификации.
Шаг 2. Табличная часть (Товары)
Заполняйте строки внимательно, сверяясь с прайс-листом и договором.
- Наименование: Пишите точно так, как в договоре и спецификации. Избегайте общих фраз вроде «Запчасти», лучше «Болт М6 ГОСТ...».
- Единицы измерения: Используйте коды ОКЕИ (шт — 796, кг — 166, м — 006 и т.д.).
- Цена и Сумма: Указывайте цену без НДС (если она выделена) или с НДС (если налог не выделяется).
- НДС: Обязательно укажите ставку (0%, 10%, 20% или «Без НДС»).
Важно: Сумма прописью в итоговой части должна копеечно совпадать с суммой цифрами. Ошибка даже в одной копейке может стать причиной отказа в приеме документа бухгалтерией покупателя.
Шаг 3. Подписание документа
Документ подписывают с обеих сторон:
- Со стороны продавца: Руководитель (или уполномоченное лицо по доверенности) и главный бухгалтер (или ответственное лицо). Также расписывается материально ответственное лицо, которое физически отпустило товар (кладовщик).
- Со стороны покупателя: Лицо, принявшее товар. Если принимает гендиректор — достаточно его подписи. Если сотрудник — нужна доверенность на получение ТМЦ (форма М-2 или внутренняя).
Частые ошибки при оформлении
- Расхождения в наименованиях. В договоре товар назван «Ноутбук Lenovo», а в накладной — «ПК переносной». Налоговая может счесть это ошибкой. Названия должны быть идентичны.
- Отсутствие доверенности. Если товар получает не директор, а водитель или менеджер, а в накладной нет ссылки на доверенность (номер и дата), документ могут признать недействительным.
- Неверная дата. Дата в накладной позже даты фактической отгрузки создает разрывы в учете НДС.
- «Технические» подписи. Использование факсимиле (штампа с подписью) допускается только если это прямо прописано в договоре между контрагентами. В противном случае подпись должна быть живой или квалифицированной электронной (КЭП).
FAQ: Вопросы и ответы
Можно ли отправить скан накладной по email? Для бухгалтерского и налогового учета оригинал (бумажный с живыми подписями или электронный с КЭП) обязателен. Сканы подходят только для предварительного согласования или оперативной работы, но не заменяют оригинал при проверках.
Нужна ли печать на накладной? С 2016 года печати для ООО и ИП не являются строго обязательными, если их наличие не прописано в уставе компании. Однако многие контрагенты по старой памяти требуют их проставления. Лучше уточнить этот момент у партнера заранее.
Что делать, если в накладной ошибка? Исправлять ошибки «корректором» или зачеркиванием в оригинале нельзя. Необходимо:
- Составить новую правильную накладную.
- Или оформить корректировочный документ (корректировочную накладную/УПД), если ошибка обнаружена после отгрузки и принятия товара на учет.
Чем накладная отличается от акта приема-передачи? Накладная используется для материальных ценностей (товаров, материалов), которые можно пересчитать и взвесить. Акт составляется для услуг, работ или нематериальных активов, где результат не имеет физической формы или передается поэтапно.