Расшифровка кодов и правила заполнения табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени ведется по формам Т-12 или Т-13 с использованием буквенных и цифровых кодов для отметки явок, отсутствий и отпусков. Код ОЖ означает отпуск по уходу за ребенком до трех лет, прогул обозначается кодом ПР после документального подтверждения, а неявка по невыясненным причинам — кодом НН.

Код ОЖ — отпуск по уходу за ребенком

Код ОЖ (цифровой код 15) обозначает отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет. Этот код проставляется на весь период отпуска, который может длиться до трех лет.

Коды прогула и неявки

Для обозначения прогулов и неявок используются три основных кода:

Код ПР (цифровой код 24) — прогул

Обозначает отсутствие на рабочем месте без уважительных причин. Этот код проставляется только после того, как факт прогула установлен и документально подтвержден. Код ПР отмечается только в рабочие дни по графику сотрудника, выходные дни не отмечаются.

Код НН (цифровой код 30) — неявка по невыясненным причинам

Применяется временно, пока причина отсутствия работника не выяснена и не доказана. После установления причины неявки код НН исправляется на соответствующий код (например, ПР при подтверждении прогула).

Код ПВ (цифровой код 22) — время вынужденного прогула

Обозначает время вынужденного прогула по решению суда или комиссии по трудовым спорам.

Формы табеля и нормативная база

Для учета рабочего времени используются две унифицированные формы:

• Т-12 — табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
• Т-13 — табель учета использования рабочего времени

Условные обозначения установлены Приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

Правила заполнения табеля

Периодичность и способы учета

Табель заполняется ежедневно или в конце месяца. Существует два способа учета:

• Сплошной — указываются все явки и пропуски
• Выборочный — отмечаются только определенные категории

Основные буквенные коды

Заполнение при неполном рабочем дне

В верхней строке указывается код Я, в нижней строке — фактически отработанное время в часах.

Структура граф формы Т-12

• Графы 7-9 — код оплаты, количество дней и тип начислений
• Графа 5 — суммируется количество дней и часов работы

Дата составления и ответственные лица

Дата составления нормативно не определена, обычно указывается дата окончания отчетного периода или дата подписания. Табель заполняет уполномоченный сотрудник, как правило, работник отдела кадров.

Частые ошибки

Проставление кода ПР до документального подтверждения прогула

Код ПР можно ставить только после того, как факт прогула установлен и документально подтвержден. До выяснения причин отсутствия следует использовать код НН (неявка по невыясненным причинам), который затем исправляется на соответствующий код.

Отметка прогула в выходные дни

Код ПР отмечается только в рабочие дни по графику сотрудника. Выходные дни этим кодом не отмечаются.

Неправильное заполнение при неполном рабочем дне

При сокращенном рабочем дне необходимо указывать код Я в верхней строке и фактически отработанное время в часах в нижней строке, а не просто проставлять код ЛЧ без указания часов.

FAQ

Какой код использовать, если причина отсутствия работника еще не выяснена?

Используйте код НН (цифровой код 30) — неявка по невыясненным причинам. Этот код применяется временно, пока причина отсутствия не будет выяснена и документально подтверждена. После установления причины код НН исправляется на соответствующий (например, ПР при подтверждении прогула или ОТ при предоставлении отпуска).

Можно ли использовать собственные коды вместо унифицированных?

Условные обозначения установлены Приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Организация может разработать собственные коды, но они должны быть закреплены в локальных нормативных актах и не противоречить установленным правилам учета рабочего времени.

Как часто нужно заполнять табель учета рабочего времени?

Табель заполняется ежедневно или в конце месяца. Выбор периодичности зависит от принятого в организации способа учета — сплошного (все явки и пропуски) или выборочного.

Кто отвечает за заполнение табеля?

Табель заполняет уполномоченный сотрудник, как правило, работник отдела кадров. Конкретное ответственное лицо определяется приказом руководителя организации.