Как завести нового сотрудника в 1С: пошаговая инструкция
Как завести нового сотрудника в 1С: процесс состоит из трёх этапов — добавления должности, регистрации физического лица и оформления документа приема. Инструкция работает в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия 8.3».
Оглавление
Добавление новой должности
Перед оформлением приема убедитесь, что нужная должность существует в справочнике и штатном расписании.
Перейдите в раздел «Настройка» и выберите пункт «Должности», чтобы открыть соответствующий справочник. Нажмите кнопку «Создать» и заполните наименование должности, а также краткое наименование для корректного отображения в печатных формах приказов.
Если в организации ведется история изменений штатного расписания, новую позицию нужно ввести через документ «Изменение штатного расписания», указав подразделение и количество единиц.
В карточке должности можно дополнительно указать категорию и профессию по классификатору, если это требуется для отчетности.
Регистрация сотрудника
Прием на работу начинается с создания карточки работника, которая связывает личные данные и трудовую функцию.
Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите кнопку «Создать». Введите ФИО сотрудника; если программа найдет совпадения в базе «Физические лица», она предложит выбрать существующего человека или создать нового, чтобы избежать дублей.
Заполните обязательные персональные сведения (дата рождения, паспортные данные), которые автоматически сформируют элемент справочника «Физические лица».
Организацию и подразделение, в которое принимается работник, можно указать непосредственно в карточке сотрудника или позже в документе приема.
Оформление приема на работу
Юридическое оформление трудоустройства производится специальным кадровым документом.
Перейдите в раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и создайте документ «Прием на работу». Заполните дату приема, график работы, способ расчета аванса и оклад согласно штатному расписанию.
Для формирования приказа о приеме используйте кнопку «Печать» внутри документа, где доступна форма Т-1 или унифицированная форма организации.
Начиная с версии ЗУП 3.1.22.25, допускается оформление приема без отдельного приказа о приеме, если достаточно трудового договора. Эта возможность настраивается в параметрах кадрового учета.
При массовом найме целесообразно использовать документ «Прием на работу списком», который позволяет зарегистрировать сразу нескольких сотрудников одним документом.
Важные нюансы
| Нюанс | Описание |
|---|---|
| Кнопка «Оформить документ» | В карточке сотрудника является оптимальным способом создания кадровых документов, так как автоматически подтягивает контекстные данные |
| Путь в «1С:Бухгалтерия 8.3» | Раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Прием на работу» |
| Дата приема и приказа | Дата приема в документе не обязана совпадать с датой кадрового приказа, что позволяет вносить задним числом или планировать будущие назначения |
Частые ошибки
- Дублирование физических лиц. При вводе ФИО программа автоматически проверяет базу «Физические лица». Игнорирование предложенных совпадений и создание новой карточки приводит к задвоению данных.
- Пропуск справочника должностей. Оформление приема без предварительно созданной должности в справочнике или без ввода позиции через документ «Изменение штатного расписания» при включенной истории изменений приводит к ошибкам в кадровом учете.
- Игнорирование кнопки «Оформить документ». Создание кадровых документов вручную без использования контекстной кнопки в карточке сотрудника требует повторного заполнения данных.
FAQ
Можно ли оформить прием на работу без приказа? Начиная с версии ЗУП 3.1.22.25, допускается оформление приема без отдельного приказа о приеме, если достаточно трудового договора. Эта возможность настраивается в параметрах кадрового учета.
Как принять сразу нескольких сотрудников? При массовом найме используется документ «Прием на работу списком», который позволяет зарегистрировать сразу нескольких сотрудников одним документом.
Обязательно ли дата приказа должна совпадать с датой приема? Нет, дата приема в документе не обязана совпадать с датой кадрового приказа, что позволяет вносить задним числом или планировать будущие назначения.