Как правильно считать численность сотрудников: от списка до общей статистики

Чтобы корректно заполнить РСВ для налоговой или форму П-4 для Росстата, нужно различать три вида численности: списочную (на конкретную дату), среднесписочную (среднее штатных сотрудников за период) и общую (включающую внешних совместителей и подрядчиков). Ошибка в одном показателе может привести к неверному определению права на льготные налоговые режимы или штрафам за искажение статистических данных. В 2026 году расчеты производятся с учетом обновленных указаний Росстата, которые ужесточили требования к учету неполного рабочего времени.

Разберем алгоритмы расчета каждого показателя, приведем готовые формулы и разберем типичные ошибки бухгалтеров.

В чем разница между видами численности

Путаница в терминах — главная причина ошибок в отчетности. Каждый показатель служит своей цели.

С 1 февраля 2026 года действуют новые Указания Росстата (Приказ от 17.11.2025 № 638), которые детализировали правила учета лиц, работающих неполное рабочее время.

Расчет списочной численности

Списочная численность определяется на каждый календарный день отчетного периода. Это фундамент, на котором строятся все остальные расчеты.

Кого включать в список

В расчет берутся все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор (бессрочный, срочный или сезонный), даже если они временно отсутствуют на работе по уважительным причинам:

• Находятся в командировках (включая зарубежные).
• На больничном или в ежегодном оплачиваемом отпуске.
• Работают вахтовым методом или надомниками.
• Директор-учредитель, если он официально трудоустроен и получает зарплату.

Кого исключать

Даже если человек выполняет работу для компании, он не попадает в списочную численность, если:

• Является внешним совместителем (для него это не основное место работы).
• Работает по договору гражданско-правового характера (ГПХ).
• Находится в отпуске по беременности и родам (БиР) или по уходу за ребенком.
• Является собственником без трудового договора и зарплаты.
• Проходит производственную практику без оформления трудового договора.

Формула среднесписочной численности (ССЧ)

Этот показатель нужен для сдачи РСВ и подтверждения права на спецрежимы. Он сглаживает колебания штата внутри месяца.

Расчет за месяц

Сложите списочную численность за каждый календарный день месяца (с 1 по 30/31 число) и разделите на количество календарных дней в этом месяце.

$$ССЧ_{мес} = \frac{\sum \text{Списочная численность за каждый день}}{\text{Кол-во календарных дней в месяце}}$$

Учет неполного рабочего времени

Если сотрудник работает неполный день по соглашению сторон, его учитывают пропорционально отработанному времени:

1. Суммируйте часы, отработанные такими сотрудниками за месяц.
2. Разделите на нормальную продолжительность рабочего дня (например, 8 часов), чтобы получить «человеко-дни».
3. Разделите человеко-дни на количество рабочих дней в месяце по календарю.

Важно: Сотрудники, которым сокращенный день установлен законом (инвалиды I-II группы, несовершеннолетние, кормящие матери), а также переведенные на неполный день по инициативе работодателя, учитываются как целые единицы.

Пример расчета

В феврале 2026 года (28 дней) у компании работало 7 человек. Шестеро отработали весь месяц, а седьмой принят 11 февраля и отработал 18 дней.

1. Полностью занятые: $6 \times 28 = 168$ человеко-дней.
2. Неполностью занятый: $1 \times 18 = 18$ человеко-дней.
3. Итого сумма: $168 + 18 = 186$.
4. ССЧ за февраль: $186 / 28 = 6,64$ человека.

Расчет за год или квартал

Сложите показатели ССЧ за каждый месяц периода и разделите на количество месяцев.

$$ССЧ_{год} = \frac{ССЧ_{янв} + ССЧ_{фев} + ... + ССЧ_{дек}}{12}$$

Если компания открылась не с начала года (например, в марте), сумма ССЧ за отработанные месяцы все равно делится на 12.

Как посчитать общую (среднюю) численность

Показатель «Средняя численность» шире, чем ССЧ, и требуется для формы № П-4. Он состоит из трех частей:

$$СЧ_{общая} = ССЧ + СЧ_{совместители} + СЧ_{ГПХ}$$

Правила учета дополнительных категорий

• Внешние совместители: Учитываются пропорционально отработанному времени. Общее количество часов делится на норму рабочих часов в месяце по производственному календарю.
• Работники по ГПХ: Учитываются за каждый календарный день действия договора как целые единицы, независимо от даты выплаты вознаграждения.

Сводная таблица учета сотрудников

Для быстрого определения, куда включать того или иного работника, используйте эту памятку.

Частые ошибки при расчетах

1. Неверный учет выходных. За субботу и воскресенье часто ставят «0» или забывают перенести данные с пятницы. Правило одно: численность в нерабочий день равна численности в предыдущий рабочий день.
2. Преждевременное округление. При расчете ССЧ за месяц дробную часть отбрасывать нельзя. Округляется только финальный годовой показатель для формы РСВ.
3. Учет самозанятых в ГПХ. По правилам 2026 года самозанятые не включаются в графу «работающие по договорам ГПХ» для статистики.
4. Игнорирование статуса директора. Если генеральный директор — единственный учредитель и не получает зарплату, он не включается в ССЧ. Если он оформлен по трудовому договору и получает оплату — учитывается как обычный сотрудник.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Нужно ли учитывать сотрудника, который уволился 31 декабря? Да, он учитывается в списочной численности за 31 декабря. Соответственно, он повлияет на расчет ССЧ за декабрь и за год.

Как считать численность, если сотрудник работал полдня? Если неполный день установлен по соглашению сторон, считайте пропорционально часам. Если по закону (например, инвалид) — как целую единицу.

Влияет ли численность на право применения УСН? Да, для перехода на УСН и сохранения права на его применение существуют лимиты по средней численности работников. Обычно это 100 или 130 человек в зависимости от региона и вида деятельности, но точные лимиты следует проверять в актуальной редакции НК РФ.