Как написать проект письма и пояснительную записку к проекту: полное руководство
Чтобы знать, как написать проект письма и пояснительную записку к проекту, важно соблюдать правила делопроизводства. Проект письма — это черновик официального документа для согласования, а пояснительная записка обосновывает необходимость его направления.
Оглавление
Структура проекта письма
Проект письма подготавливается для внутреннего согласования перед официальной отправкой и должен включать следующие обязательные элементы:
- Шапка: реквизиты организации-отправителя, включая наименование, адрес, ИНН и КПП.
- Адресат: должность, ФИО и наименование организации получателя.
- Дата и номер: дата составления документа и его регистрационный номер, который присваивается при регистрации.
- Заголовок: формулируется кратко и должен отражать основное содержание вопроса.
- Текст: состоит из двух смысловых блоков — констатирующей и резолютивной частей.
- Подпись: указывается должность, проставляется подпись и ее расшифровка руководителя или уполномоченного лица.
Оформление пояснительной записки
Пояснительная записка к проекту письма раскрывает суть предлагаемых решений и обосновывает необходимость направления документа. Типовая структура включает:
- Введение: указываются основания для подготовки проекта письма.
- Основная часть: содержит анализ текущей ситуации, предлагаемые меры и их детальное обоснование.
- Заключение: формулируются итоговые выводы и конкретные предложения по проекту письма.
- Приложения: добавляются при необходимости для подтверждения изложенных фактов.
Правила оформления документов
Оформление организационно-распорядительной документации строго регулируется ГОСТ Р 7.0.97-2016, который введен в действие с 1 июля 2018 года.
| Параметр оформления | Установленное требование |
|---|---|
| Шрифт | Times New Roman, размер 14 пт |
| Межстрочный интервал | 1,5 |
| Поля документа | Левое — 30 мм, правое — 10 мм, верхнее и нижнее — 20 мм |
| Нормативная база | ГОСТ Р 7.0.97-2016 |
Порядок согласования
Перед финальным утверждением проект письма проходит процедуру внутреннего визирования:
- Документ визируется руководителями тех структурных подразделений, которых затрагивает рассматриваемый вопрос.
- Срок согласования устанавливается внутренними регламентами конкретной организации (обычно этот процесс занимает 3–5 рабочих дней).
Частые ошибки
- Отсутствие структурных частей текста: пропуск констатирующей или резолютивной части в проекте письма.
- Нарушение параметров форматирования: использование шрифта, отличного от Times New Roman 14 пт, или межстрочного интервала, не равного 1,5.
- Игнорирование процедуры визирования: отсутствие подписей (виз) руководителей затрагиваемых структурных подразделений перед утверждением документа.
FAQ
Вопрос: Какой нормативный акт регулирует оформление проекта письма?
Ответ: Оформление организационно-распорядительной документации регулируется ГОСТ Р 7.0.97-2016, который был введен в действие с 1 июля 2018 года.
Вопрос: Из каких частей обязательно должен состоять текст проекта письма?
Ответ: Текст проекта письма обязательно состоит из констатирующей и резолютивной частей.
Вопрос: Кто должен визировать проект письма перед его отправкой?
Ответ: Проект письма визируется руководителями структурных подразделений, затрагиваемых данным вопросом.