Полный гид по УПД в бухгалтерии: статусы, отличия и правила 2026 года
УПД в бухгалтерии — это единый документ, объединяющий функции накладной, акта и счета-фактуры. С 2026 года электронный формат обязателен для маркированных и прослеживаемых товаров.
Оглавление
Статусы 1 и 2
В УПД предусмотрено два статуса, которые определяют его функциональность и налоговый учет:
- Статус «1» (СЧФДОП). Объединяет функции счета-фактуры и первичного документа. Применяется плательщиками НДС и дает покупателю право на налоговый вычет. Требует заполнения всех реквизитов счета-фактуры (налоговая ставка, сумма НДС, стоимость с налогом и без). Срок выставления составляет 5 календарных дней с момента отгрузки.
- Статус «2» (ДОП). Выполняет только функцию первичного документа (накладной или акта). Не является счетом-фактурой и не дает права на вычет НДС. Применяется организациями на спецрежимах (УСН, ЕСХН, патент). Допускается не заполнять графы с НДС, акцизом и страной происхождения.
Фактический статус документа определяется не только цифрой в поле статуса, но и набором заполненных реквизитов. Если при статусе «2» указаны суммы НДС, документ может использоваться как счет-фактура для обоснования вычета.
Отличия от других документов
УПД заменяет собой сразу несколько форм, но имеет специфические ограничения по сравнению с ними.
| Критерий | УПД | Счет-фактура | Товарная накладная (ТОРГ-12) |
|---|---|---|---|
| Назначение | Первичный документ и счет-фактура (при статусе 1) | Только налоговый документ для НДС | Только первичный документ |
| Право на вычет НДС | Предоставляется при статусе 1 | Предоставляется | Не предоставляется |
| Подтверждение отгрузки | Подтверждает | Не подтверждает | Подтверждает |
| Обязательность в 2026 году | Электронный вид обязателен для маркированных товаров | Обязателен при операциях с НДС | Форма упразднена |
| Работа с авансами | Не заменяет счет-фактуру на аванс | Обязательно выставляется на аванс | Не применяется |
Пошаговая инструкция по заполнению
- Определите статус. Выберите «1» (для плательщиков НДС) или «2» (для операций без НДС).
- Заполните шапку. Укажите номер и дату (поле 1), сведения о продавце и покупателе (поля 2 и 6), грузоотправителе и грузополучателе, номер платежного поручения при предоплате (поле 5), валюту (поле 7) и идентификатор госконтракта (поле 8).
- Заполните табличную часть. Для каждой позиции внесите код и наименование товара, единицы измерения, количество, цену и стоимость без налога, ставку и сумму НДС. Для импортных товаров укажите страну происхождения и номер таможенной декларации. Для прослеживаемых товаров заполните специальные реквизиты (графы 12–13).
- Добавьте подписи. Укажите ФИО руководителя и главного бухгалтера, заполните строки «Товар передал» и «Товар получил», основание передачи (номер договора) и данные о транспортировке.
- Проверьте документ. Для электронного УПД убедитесь в наличии подписей электронной подписью (ЭП) уполномоченных лиц со стороны продавца и покупателя.
Электронный документооборот в 2026 году
С 1 января 2026 года действует электронный формат УПД версии 5.03, утвержденный приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Обмен электронными УПД по сделкам с маркированными и прослеживаемыми товарами разрешен только через аккредитованных операторов ЭДО.
С 1 апреля 2026 года в форму УПД внесены изменения: добавилась новая строка 5б и изменился порядок заполнения некоторых реквизитов.
Частые ошибки
- Использование УПД для авансов. УПД нельзя использовать вместо счета-фактуры на аванс. Для авансовых платежей счет-фактура выставляется обязательно.
- Нарушение сроков выставления. При статусе «1» документ необходимо выставить не позднее 5 календарных дней с момента отгрузки.
- Отсутствие ЭП. Электронный УПД без подписания электронной подписью со стороны обеих сторон сделки не имеет юридической силы и не пройдет проверку в системах ЭДО.
- Игнорирование реквизитов прослеживаемости. При операциях с прослеживаемыми товарами незаполнение граф 12–13 приведет к ошибкам в отчетности и штрафам со стороны ФНС.
FAQ
Можно ли использовать УПД вместо счета-фактуры на аванс? Нет, УПД нельзя использовать вместо счета-фактуры на аванс. Для авансовых платежей счет-фактура выставляется в обязательном порядке.
Обязателен ли электронный УПД в 2026 году? Да, для операций с маркированными и прослеживаемыми товарами использование электронного УПД является обязательным. Обмен разрешен только через аккредитованных операторов ЭДО.
Чем УПД со статусом 1 отличается от статуса 2? Статус 1 объединяет функции счета-фактуры и первичного документа, дает право на вычет НДС и применяется плательщиками НДС. Статус 2 выполняет только функцию первичного документа, не дает права на вычет и применяется организациями на спецрежимах (УСН, ЕСХН, патент).