Порядок и сроки уничтожения документов бухгалтерского учета в 2026 году
Уничтожение документов бухгалтерского учета проводится после истечения сроков хранения. Большинство документов хранится 5 лет, годовая отчетность — постоянно.
Оглавление
Сроки хранения документов
Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ст. 29), установлены следующие сроки хранения:
| Категория документов | Срок хранения |
|---|---|
| Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность, аудиторские заключения, кассовые документы, банковские документы, платежные поручения, акты приема-передачи имущества, накладные, авансовые отчеты | 5 лет |
| Годовая бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о финансовых результатах), передаточные акты, ликвидационные балансы | Постоянно |
| Налоговые декларации и счета-фактуры | 4 года |
| Промежуточная отчетность | 5 лет (при отсутствии годовой — постоянно) |
Важное правило исчисления сроков Срок хранения начинается с 1 января года, следующего за годом завершения документа. Например, документы 2020 года можно уничтожить после 1 января 2026 года.
Порядок уничтожения документов
Процедура строго регламентирована и включает пять этапов:
1. Создание экспертной комиссии
Руководитель организации издает приказ о создании экспертной комиссии (ЭК). Комиссия действует на основании утвержденного положения. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно.
2. Проверка сроков хранения
Сверяются сроки с Перечнем типовых управленческих архивных документов (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 №236). Документы выделяются к уничтожению, если срок истек к 1 января текущего года.
3. Составление акта о выделении к уничтожению
Используется форма по приложению №21 к приказу Минкультуры от 31.03.2015 №526. В акте указывается перечень документов, их количество, обобщенные заголовки. Акт утверждается руководителем организации.
4. Физическое уничтожение
Допустимые способы:
- Шредирование — измельчение в шредере
- Сжигание — с соблюдением правил пожарной безопасности
- Химическое уничтожение
- Передача специализированной компании
Не рекомендуется Сдача в макулатуру без контроля из-за риска утечки конфиденциальной информации.
5. Составление акта об уничтожении
Оформляется после фактического уничтожения. Подтверждает, что документы действительно уничтожены. Утверждается руководителем.
Документы, которые нельзя уничтожать
Следующие категории документов подлежат обязательному сохранению:
- Годовая бухгалтерская отчетность (хранится постоянно)
- Документы с неистекшим сроком хранения
- Документы по личному составу (50-75 лет)
- Коллективные договоры
- Положения об оплате труда
Ответственность за нарушения
За нарушение правил хранения и уничтожения документов предусмотрена административная и налоговая ответственность:
| Основание нарушения | Субъект | Штраф |
|---|---|---|
| Нарушение правил хранения (ст. 13.20 КоАП РФ) | Должностные лица | 3 000–5 000 руб. |
| Нарушение правил хранения (ст. 13.20 КоАП РФ) | Организации | 5 000–10 000 руб. |
| Грубое нарушение бухучета (ст. 15.11 КоАП РФ) | Должностные лица | 5 000–10 000 руб. (повторно: 10 000–20 000 руб.) |
| Нарушение налогового учета (ст. 120 НК РФ) | Организация | 10 000 руб. (повторно: 30 000 руб.) |
| Занижение налоговой базы (ст. 120 НК РФ) | Организация | 20% от неуплаченного налога (мин. 40 000 руб.) |
Частые ошибки
Уничтожение до истечения срока хранения Самая распространенная ошибка — уничтожение документов до истечения 5-летнего срока. Срок начинает исчисляться с 1 января следующего года, а не с даты создания документа.
Отсутствие экспертной комиссии Уничтожение документов без создания экспертной комиссии и оформления актов является нарушением процедуры. Комиссия должна быть создана приказом руководителя.
Сдача документов в макулатуру Передача документов в макулатуру без контроля создает риск утечки конфиденциальной информации. Рекомендуется использовать шредирование или передачу специализированным компаниям.
Уничтожение годовой отчетности Годовая бухгалтерская отчетность подлежит постоянному хранению и не может быть уничтожена.
FAQ
Можно ли уничтожить документы 2021 года в 2026 году? Да, если это документы с 5-летним сроком хранения. Срок начинает исчисляться с 1 января 2022 года, поэтому 5 лет истекают 1 января 2027 года. Документы 2021 года можно уничтожить после 1 января 2027 года.
Нужно ли создавать комиссию для уничтожения одного документа? Да, процедура создания экспертной комиссии и оформления актов обязательна независимо от количества уничтожаемых документов.
Какие документы хранятся постоянно? Постоянному хранению подлежат годовая бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о финансовых результатах), передаточные акты и ликвидационные балансы.
Можно ли сжигать бухгалтерские документы? Да, сжигание является допустимым способом уничтожения при соблюдении правил пожарной безопасности. Также допускается шредирование, химическое уничтожение и передача специализированным компаниям.