Сроки хранения документов: шпаргалка для кадровой службы и архивариуса
Основной нормативный акт, регулирующий сроки хранения управленческих и кадровых документов в 2026 году, — Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Согласно ему, приказы по личному составу хранятся 50 или 75 лет, документы по основной деятельности — 5 лет, а графики отпусков — 3 года (при условии дублирования сведений в личных карточках). Нарушение этих сроков грозит штрафами от Росархива и проблемами при подтверждении стажа сотрудников.
Оглавление
Нормативная база {#normativnaya-baza}
До 2020 года действовал перечень 2010 года, но сейчас все организации (государственные и частные) обязаны руководствоваться Приказом Росархива № 236.
Ключевые принципы, которые нужно учитывать:
- Указанные в Перечне сроки являются минимальными. Организация может установить более длительные сроки внутренними актами, но сокращать их запрещено.
- Электронный документооборот (ЭДО) приравнивается к бумажному при наличии квалифицированной электронной подписи (КЭП).
- Четкое разделение документов на постоянного и временного хранения.
Сроки хранения приказов {#sroki-hraneniya-prikazov}
Приказы делятся на две большие группы: по основной деятельности и по личному составу. Ошибка в классификации может привести к преждевременному уничтожению документа, необходимого для подтверждения трудового стажа.
Приказы по основной деятельности
К ним относятся документы, не связанные напрямую с персоналом (о создании комиссий, утверждении инструкций, режиме работы).
| Вид документа | Срок хранения | Основание (п. Перечня № 236) |
|---|---|---|
| Приказы (распоряжения) по основной деятельности | 5 лет | п. 19 |
| Протоколы заседаний коллегиальных органов | 5 лет | п. 20 |
Если приказ утверждает долгосрочную политику компании или имеет историческую ценность, рекомендуется хранить его постоянно или до ликвидации организации, несмотря на минимальный срок в 5 лет.
Приказы по личному составу (кадровые)
Здесь сроки зависят от типа документа и года его создания. Это самая чувствительная зона для аудиторов и Пенсионного фонда.
| Вид документа | Срок хранения | Примечание |
|---|---|---|
| Приказы о приеме, увольнении, переводе | 50 лет / 75 лет | До 2003 г. — 75 лет, после — 50 лет |
| Приказы о предоставлении отпусков | 3 года | Если сведения есть в личных карточках/лицевых счетах |
| Приказы о командировках | 5 лет | п. 448 |
| Приказы о поощрениях и награждениях | 50 лет / 75 лет | Приравниваются к документам по личному составу |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | После истечения срока действия взыскания |
Почему такие длинные сроки? Приказы о приеме и увольнении являются основанием для исчисления трудового стажа. ПФР запрашивает эти данные даже спустя десятилетия при назначении пенсии.
Штатное расписание и график отпусков {#shtatnoe-raspisanie-i-grafik-otpuskov}
Эти документы часто вызывают вопросы у начинающих кадровиков из-за нюансов их хранения.
Штатное расписание
Штатное расписание отражает структуру предприятия, численность и фонд оплаты труда.
- Срок хранения: Постоянно (до ликвидации организации) или 50/75 лет, если оно утверждено как основной документ по личному составу.
- На практике большинство компаний хранят штатное расписание постоянно, так как оно является историческим документом. Однако, если в организации нет документов постоянного хранения, срок может быть сокращен до 50 лет (п. 433 Перечня).
Не путайте штатное расписание со списком должностей. Штатное расписание — это утвержденный руководителем документ с окладами и надбавками. Его изменение требует издания приказа.
График отпусков
График отпусков составляется ежегодно.
- Срок хранения: 3 года (п. 449 Перечня № 236).
- Условие: Этот срок действует только если сведения об отпусках дублируются в личных карточках сотрудников (форма Т-2) или лицевых счетах. Если личные карточки не ведутся или в них нет отметок об отпусках, график нужно хранить 50/75 лет.
Табель учета рабочего времени
- Срок хранения: 5 лет (при условии проведения расчетов по оплате труда).
- Если табель используется только для контроля явки, но не для начисления зарплаты, срок может составлять 3 года. Однако безопаснее ориентироваться на 5 лет, так как налоговая часто запрашивает табели при проверке обоснованности расходов на ФОТ.
Бухгалтерские документы и УПД {#buhgalterskie-dokumenty-i-upd}
Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет счет-фактуру и накладную. Хотя это бухгалтерский документ, он часто пересекается с кадровыми вопросами (например, при учете спецодежды).
- Срок хранения УПД и первичных бухгалтерских документов: 5 лет (ст. 29 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и п. 10 Перечня № 236).
- Нюанс: Если документ относится к основным средствам, срок хранения продлевается до момента списания объекта с учета + 5 лет.
С 2024 года усилен контроль за электронными архивами. Убедитесь, что ваши УПД в ЭДО имеют корректные метаданные и доступны для выгрузки в течение всего срока хранения.
Как законно уничтожить архив {#kak-zakonno-unichtozhit-arhiv}
Просто выбросить старые папки в мусорку нельзя. Процедура уничтожения строго регламентирована и состоит из четырех этапов.
Шаг 1. Экспертиза ценности документов (ЭКД)
В организации должна работать постоянно действующая экспертная комиссия. Она просматривает дела, срок хранения которых истек, и составляет Акт о выделении к уничтожению.
Шаг 2. Составление описи
Нельзя уничтожать документы выборочно. Формируется полный список дел, подлежащих уничтожению, с указанием номеров, заголовков и сроков хранения.
Шаг 3. Утверждение акта
Акт об уничтожении подписывается председателем и членами комиссии, а затем утверждается руководителем организации.
Шаг 4. Физическое уничтожение
Документы измельчаются в шредере или сдаются специализированной организации по переработке макулатуры (с получением акта об уничтожении).
Запрещено:
- Уничтожать документы, по которым идут судебные разбирательства.
- Уничтожать личные дела сотрудников, не уволенных или уволенных менее 50/75 лет назад.
- Уничтожать документы без оформленного акта.
Частые ошибки {#chastye-oshibki}
- Хранение копий вместо оригиналов. Для подтверждения стажа нужен оригинал приказа или нотариально заверенная копия. Ксерокопия без печати «Копия верна» и подписи ответственного лица юридической силы не имеет.
- Игнорирование электронных носителей. Флешки и диски с кадровыми данными тоже являются архивными документами. Их нужно проверять на читаемость каждые 5 лет и перезаписывать на новые носители.
- Смешивание сроков. Нельзя подшивать в одно дело приказы за разные годы с разными сроками хранения. Дела формируются строго по календарным годам и типам документов.
- Отсутствие описей. Без подробной описи дел найти нужный приказ 10-летней давности практически невозможно, что приравнивается к утере документа.
Итоговая таблица-шпаргалка
| Документ | Срок хранения | Когда начинается отсчет? |
|---|---|---|
| Приказы по основной деятельности | 5 лет | С 1 января года, следующего за годом издания |
| Приказы о приеме/увольнении | 50/75 лет | С момента увольнения последнего сотрудника из списка |
| Штатное расписание | Постоянно / 50 лет | С момента утверждения нового |
| График отпусков | 3 года | С 1 января года, следующего за годом составления |
| Личные карточки (Т-2) | 50/75 лет | С момента увольнения сотрудника |
| Трудовые договоры | 50/75 лет | С момента прекращения действия |
| Бухгалтерская первичка (УПД) | 5 лет | С окончания отчетного года |
FAQ {#faq}
Вопрос: Можно ли хранить документы только в электронном виде? Ответ: Да, если документы созданы в системе ЭДО с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП) и обеспечена их сохранность и возможность считывания в течение всего срока хранения.
Вопрос: Что делать, если срок хранения истек, но идет судебный спор? Ответ: Уничтожать такие документы категорически запрещено. Они должны храниться до окончательного разрешения судебного дела.
Вопрос: Нужно ли хранить копии трудовых книжек? Ответ: Копии трудовых книжек не являются обязательными документами для хранения, если ведутся личные карточки (Т-2) или трудовые книжки хранятся в организации. Однако многие компании хранят их 50/75 лет для удобства сверки данных.