Первичная бухгалтерская документация: определение, состав и требования к оформлению
Первичная бухгалтерская документация фиксирует факты хозяйственной жизни: покупку товаров, выплату денег или перемещение материалов. На её основании делаются проводки и учитываются доходы.
Оглавление
Обязательные реквизиты документа
Согласно статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», каждый первичный учетный документ должен содержать семь обязательных реквизитов:
- Наименование документа.
- Дата составления документа.
- Наименование экономического субъекта, составившего документ.
- Содержание факта хозяйственной жизни.
- Величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения.
- Наименование должности лица, совершившего сделку или операцию и ответственного за ее оформление.
- Подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов для идентификации.
Документ составляется при совершении факта хозяйственной жизни или непосредственно после его окончания. Он может быть оформлен на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Какие документы входят в первичную документацию
Законодательство не устанавливает исчерпывающего перечня, поэтому компании самостоятельно выбирают формы с учетом специфики своих операций. Основные группы документов:
- Товары и материалы: товарная накладная, транспортная накладная, товарно-транспортная накладная (ТТН), акт о приемке товаров.
- Работы и услуги: акт выполненных работ, акт об оказании услуг, акт по форме КС-2 (в строительстве), справка по форме КС-3, заказ-наряд.
- Основные средства: акт приема-передачи ОС (форма ОС-1), документы по выбытию и ремонту основных средств.
- Денежные средства: приходный кассовый ордер (ПКО), расходный кассовый ордер (РКО), платежное поручение, кассовый чек, бланк строгой отчетности (БСО), авансовый отчет.
- Прочие: путевой лист, бухгалтерская справка, счет на оплату.
Обязательные унифицированные формы
Некоторые документы имеют строго обязательные формы, установленные нормативными актами:
| Сфера применения | Форма документа | Нормативный акт |
|---|---|---|
| Кассовые операции | Приходный кассовый ордер (КО-1), расходный кассовый ордер (КО-2), кассовая книга (КО-4) | Указание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У |
| Банковские расчеты | Платежное поручение, платежное требование | Положение ЦБ от 29.06.2021 № 762-П |
| Выплата зарплаты | Расчетно-платежная ведомость (Т-49), платежная ведомость (Т-53) | Указание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У |
| Перевозка грузов | Транспортная накладная | Постановление Правительства от 21.12.2020 № 2200 |
Важные правила оформления
- Документы составляются на русском языке (документы на иностранном языке обязательно должны содержать построчный перевод).
- Все суммы указываются в рублях.
- Заполнение простым карандашом не допускается.
- Подпись должна быть собственноручной (для бумажных документов) или электронной (КЭП для электронных документов).
- Использование факсимиле запрещено — такие документы налоговая не примет.
- Срок хранения большинства первичных документов составляет 5 лет.
Частые ошибки
- Использование факсимиле вместо живой подписи: налоговая не принимает документы с факсимильной подписью, требуется собственноручная или квалифицированная электронная подпись (КЭП).
- Заполнение документов простым карандашом: это прямо запрещено правилами оформления первичной документации.
- Отсутствие обязательных реквизитов: принятие к учету документов без всех семи реквизитов, указанных в ст. 9 ФЗ-402, не допускается. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни.
FAQ
Можно ли составлять первичные документы на иностранном языке?
Да, но такие документы обязательно должны содержать построчный перевод на русский язык.
Какой срок хранения первичных документов?
Срок хранения большинства первичных документов составляет 5 лет.
Кто выбирает форму первичного документа?
Законодательство не устанавливает исчерпывающего перечня для всех операций, поэтому компании самостоятельно выбирают формы документов с учетом специфики своих операций и утверждают их в учетной политике, главное — наличие всех обязательных реквизитов.