Отражение операций по корпоративным картам в 1С: пошаговая инструкция

Отражение операций по корпоративным картам в 1С зависит от типа счета: специального (55.04) или основного расчетного. Верный выбор вида операции в документе «Списание с расчетного счета» обеспечит корректные проводки Дт 71.01 Кт 51 или Дт 71.01 Кт 55.04.

Настройка справочника банковских счетов

Перед началом работы необходимо корректно завести карту в программе в зависимости от способа ее открытия:

• Специальный карточный счет: в справочнике «Банковские счета» создается новый счет с видом «Специальный банковский счет» (счет учета 55.04).
• Привязка к расчетному счету: отдельный банковский счет не создается. Вместо этого в настройках существующего расчетного счета добавляется корпоративная карта через гиперссылку «Корпоративные карты».

В карточке корпоративной карты обязательно указывается подотчетное лицо, за которым она закреплена.

Перечисление средств на карту

Операция пополнения карты оформляется документом «Списание с расчетного счета». Действия зависят от типа счета:

• При наличии специального карточного счета выбирается вид операции «Перечисление денежных средств», счет дебета — 55.04.
• Если карта привязана к расчетному счету, используется вид операции «Перечисление подотчетному лицу», что формирует проводку Дт 71.01 Кт 51.

Отражение расходов и покупок

Расходы сотрудника отражаются документом «Авансовый отчет»:

• При использовании специального карточного счета (55.04) списание средств фиксируется проводкой Дт 71.01 Кт 55.04.
• Загрузка выписки по специальному карточному счету может автоматически создавать документы списания, которые затем корректируются авансовыми отчетами.
• Расходы на выпуск и обслуживание самих карт учитываются в составе прочих расходов организации.

Возврат неизрасходованных средств

Если сотрудник возвращает остаток на корпоративную карту, поступление отражается документом «Поступление на расчетный счет» или «Прочее поступление» с использованием счета 55.03/55.04 в зависимости от типа счета.

Для контроля задолженности рекомендуется использовать стандартный отчет «Расчеты с подотчетными лицами».

Частые ошибки

1. Создание отдельного банковского счета для карты, привязанной к основному расчетному счету. Это приводит к дублированию учета и некорректным остаткам.
2. Отсутствие указания подотчетного лица в карточке корпоративной карты, что блокирует корректное формирование проводок по счету 71.
3. Неверный выбор вида операции в документе «Списание с расчетного счета», из-за чего не формируются нужные проводки (Дт 71.01 Кт 51 или Дт 71.01 Кт 55.04).

FAQ

Вопрос: Какая дата считается датой выдачи аванса при использовании корпоративной карты?
Ответ: Датой выдачи аванса под отчет считается дата списания средств с корпоративной карты.

Вопрос: Как учесть расходы на выпуск и обслуживание корпоративной карты?
Ответ: Расходы на выпуск и обслуживание карт учитываются в составе прочих расходов организации.

Вопрос: Можно ли автоматически загрузить операции по специальному карточному счету?
Ответ: Да, загрузка выписки по специальному карточному счету может автоматически создавать документы списания, которые затем корректируются авансовыми отчетами.