Образец оформления документа: как правильно прошить и заверить
Образец оформления документа требует строгого соблюдения правил прошивки, нумерации и нанесения заверительной надписи для придания ему юридической силы. Листы должны быть пронумерованы арабскими цифрами, а на обороте последнего листа размещается наклейка с текстом о количестве страниц, подписью уполномоченного лица и оттиском печати.
Требования к нумерации и прошивке
Согласно нормативным требованиям делопроизводства, в частности ГОСТ Р 7.0.97-2016, процесс подготовки многостраничного документа начинается с его правильной сборки.
Листы документа нумеруются арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу. При этом важно не захватывать поля документа, чтобы текст оставался читаемым и соответствовал стандартам оформления.
Для физической скрепления листов используются нитки. Процедура прошивки обычно предполагает выполнение 2–3 проколов по левому краю документа. Концы нитей выводятся на оборот последнего листа, где впоследствии будет располагаться заверительная надпись.
Правильный узел Концы нитей на обороте последнего листа обязательно завязываются узлом. Это предотвращает распускание прошивки и обеспечивает целостность документа при хранении и передаче.
Заверительная надпись и печать
После прошивки поверх узла наклеивается бумажная наклейка (пастилка). Именно на ней или рядом с ней наносится стандартная заверительная надпись. Текст этой надписи унифицирован и должен звучать следующим образом:
«Прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ (прописью) листов»
Количество листов в этой формулировке указывается обязательно прописью. Это требование направлено на исключение возможности несанкционированных исправлений цифр злоумышленниками.
Заверительная надпись должна быть подписана уполномоченным лицом организации. После подписи документ скрепляется печатью. Оттиск печати должен быть нанесен таким образом, чтобы он захватывал часть бумажной наклейки и часть самого листа документа. Это гарантирует, что наклейка не может быть отклеена и заменена без повреждения оттиска печати.
| Элемент оформления | Требование |
|---|---|
| Нумерация | Арабские цифры в правом верхнем углу, не захватывая поля |
| Место надписи | Оборот последнего листа в месте прошивки |
| Текст надписи | «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ (прописью) листов» |
| Печать | Оттиск захватывает часть наклейки и часть листа |
Частые ошибки
При самостоятельной прошивке документов сотрудники часто допускают следующие нарушения, которые могут привести к отказу в приеме документации контролирующими органами:
- Указание количества листов цифрами. Использование арабских цифр в заверительной надписи вместо прописи считается грубой ошибкой, так как облегчает фальсификацию документа.
- Неправильное расположение печати. Если оттиск печати находится только на наклейке или только на листе, не захватывая оба элемента одновременно, целостность прошивки считается неподтвержденной.
- Отсутствие нумерации или нумерация с захватом полей. Размещение номеров там, где они перекрывают текст, или отказ от нумерации нарушает требования ГОСТ Р 7.0.97-2016.
FAQ
Где именно должна находиться заверительная надпись? Надпись наносится на обороте последнего листа документа, непосредственно в месте выхода нитей прошивки.
Каким образом нужно указывать количество листов? Количество листов в заверительной надписи указывается исключительно прописью (например, «десять»), чтобы избежать возможных исправлений.
Какие нормативные документы регулируют оформление? Основные требования к оформлению организационно-распорядительной документации содержатся в ГОСТ Р 7.0.97-2016.