Новая форма УПД с 2026 года: полный гид по изменениям

С 2026 года универсальный передаточный документ (УПД) стал единственным легитимным форматом для подтверждения отгрузки товаров и оказания услуг в системе электронного документооборота (ЭДО). Ключевые изменения включают переход на базовую ставку НДС 22%, появление обязательной строки 5б для отражения авансов и утверждение новой печатной формы с 1 апреля. Для корректного обмена документами необходимо использовать формат XML версии 5.03.

В этом материале разберем, чем отличаются требования января и апреля 2026 года, как правильно заполнять новые реквизиты и каких ошибок стоит избегать, чтобы не получить штраф от налоговой.

Ключевые даты: 1 января и 1 апреля

Многие бухгалтеры путаются в сроках вступления изменений в силу. На самом деле реформы проходили в два этапа, каждый из которых затронул разные аспекты документооборота.

1 января 2026 года: Налоговые изменения и ЭДО

С начала года вступил в силу Федеральный закон № 425-ФЗ, который внес фундаментальные правки в Налоговый кодекс.

• Отмена старых форматов ЭДО. Перестали действовать приказы, регулирующие обмен отдельными электронными товарными накладными (ТОРГ-12) и актами выполненных работ. Теперь в ЭДО используется только УПД.
• Ставка НДС 22%. Во всех документах, подлежащих налогообложению, базовая ставка увеличена с 20% до 22%.
• Реквизиты авансов. Законодательно закреплена обязанность указывать данные авансовых счетов-фактур при реализации товаров в счет ранее полученной предоплаты.

1 апреля 2026 года: Обновление печатных форм

Если в первом квартале бизнес мог использовать старые бланки с рекомендательными правками, то с 1 апреля применение новой формы стало строго обязательным согласно Постановлению Правительства РФ № 26. Именно с этой даты в бумажных и электронных версиях документа должна присутствовать новая строка 5б, а в шапке — ссылка на актуальную редакцию постановления.

Что такое строка 5б и как её заполнять

Строка 5б находится в блоке счета-фактуры (верхняя часть УПД) и предназначена для связи текущей отгрузки с ранее полученным авансом. Это требование особенно важно для компаний, работающих по предоплате.

Заполнение зависит от наличия авансовых платежей:

Пошаговая инструкция по заполнению УПД

Чтобы документ прошел автоматическую проверку ФНС и был принят контрагентом, следуйте этому алгоритму.

1. Проверьте шапку документа

В правом верхнем углу УПД теперь должна быть указана ссылка на новую редакцию законодательства:

«Приложение № 1 к постановлению Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137 (в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 23 января 2026 г. № 26)»

2. Укажите правильную ставку НДС

Во всех графах расчета налога используйте ставку 22%. Внимательно проверьте настройки вашей учетной системы (1С, ERP): часто программы по умолчанию сохраняют старые значения. Льготные ставки (10% или 0%) применяются только для специфических категорий товаров, подтвержденных кодами ОКПД2.

3. Заполните реквизиты ИП корректно

Для индивидуальных предпринимателей изменился подход к идентификации. Вместо свидетельства о регистрации теперь обязательно указываются:

• ОГРНИП
• Дата присвоения ОГРНИП

4. Выберите верный статус УПД

• Статус «1»: Документ заменяет и счет-фактуру, и накладную (акт). Используется при операциях с НДС. Обязательно заполняется блок счета-фактуры, включая строку 5б.
• Статус «2»: Документ работает только как первичный учетный документ. Применяется, если операция не облагается НДС. Блок счета-фактуры остается пустым.

Технические требования: формат XML 5.03

Для участников ЭДО критически важно обновить программное обеспечение. Актуальным стандартом стал электронный формат УПД версии 5.03.

• Единая структура. Формат 5.03 объединяет данные счета-фактуры и первичного документа, заменив устаревшие версии 5.02 и отдельные форматы для ТОРГ-12.
• Интеграция с маркировкой. Улучшена передача кодов «Честный ЗНАК». Данные теперь структурированы так, чтобы минимизировать ошибки при приемке товаров на складах маркетплейсов и крупных ритейлеров.
• Корректировки. Следите за обновлениями операторов ЭДО: с середины апреля 2026 года внедряется новый формат корректировочного УПД, который требует особой внимательности при изменении стоимости или количества уже отгруженных товаров.

Частые ошибки при переходе на новую форму

Даже опытные специалисты допускают промахи в первый год работы по новым правилам. Вот три самые распространенные ошибки 2026 года:

1. Использование старых бланков после 1 апреля. Печать УПД по шаблонам 2025 года недопустима. Такой документ считается неправильно оформленным из-за отсутствия строки 5б и неверной ссылки на постановление в шапке.
2. Забывчивость про ставку 22%. Автоматические расчеты в учетных системах могут давать сбой. Всегда визуально проверяйте итоговую сумму НДС перед подписанием и отправкой документа.
3. Попытка отправить ТОРГ-12 через ЭДО. Операторы электронного документооборота больше не принимают файлы старых форматов. Система выдаст ошибку валидации. Единственный легитимный путь — формирование УПД со статусом 1 или 2.

FAQ: ответы на популярные вопросы

Можно ли продолжать использовать бумажные ТОРГ-12 и акты? Да, отмена старых форматов касается только формализованных электронных документов, передаваемых через операторов ЭДО. Бумажный оборот пока сохраняет гибкость, но налоговая отдает приоритет унифицированным электронным форматам при автоматической сверке данных.

Что делать, если контрагент прислал УПД со старой ставкой НДС? Такой документ некорректен. Попросите контрагента аннулировать его и выставить новый УПД с правильной ставкой 22% и актуальной формой. Принятие документа с ошибочной ставкой может привести к проблемам с вычетом НДС.

Нужно ли перезаключать договоры из-за смены формы УПД? Нет, изменение формы первичного документа не требует внесения правок в сами договоры поставки или оказания услуг, если в них не прописаны жесткие требования к конкретным форматам файлов ЭДО. Достаточно уведомить партнеров о переходе на новый стандарт.