Инструкция: как правильно оформлять акты приема-передачи документации
Оформление акта не имеет строгой унифицированной формы, поэтому организации используют собственные шаблоны. Разбираемся, как правильно оформлять акты приема-передачи документации, какие реквизиты обязательны и как соблюсти требования ГОСТ для юридической значимости.
Оглавление
Обязательные реквизиты и структура
При составлении документа в свободной форме необходимо указать следующие сведения:
- Наименование и дата. В заголовке прописывается название («Акт приема-передачи документов»), место составления (город) и дата подписания.
- Основание передачи. Указывается документ-основание: приказ о смене ответственного лица, договор оказания услуг или увольнение сотрудника.
- Сведения о сторонах. Прописываются наименования организаций или ФИО сотрудников, а также должности лиц, передающих и принимающих документацию.
- Опись документов. Ключевая часть акта, которая обычно оформляется в виде таблицы. В ней фиксируются порядковый номер, полное наименование документа, дата его составления, количество листов и экземпляров, а также примечания.
- Состояние и замечания. Рекомендуется описывать состояние передаваемых дел и фиксировать выявленные недостатки, расхождения или учетные ошибки.
- Подписи и утверждение. Акт подписывается обеими сторонами. При передаче дел (например, главного бухгалтера или руководителя) документ часто требует утверждения руководителем организации или специально созданной комиссией.
Структура описи документов
| Графа таблицы | Описание |
|---|---|
| Порядковый номер | Нумерация передаваемых документов или дел |
| Полное наименование | Точное название документа согласно номенклатуре |
| Дата составления | Дата создания или регистрации документа |
| Количество | Число листов и экземпляров |
| Примечания | Отметки о состоянии, недостатках или особенностях |
Особенности оформления и требования ГОСТ
Оформление актов должно соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и методическим рекомендациям по делопроизводству. Документ составляется минимум в двух экземплярах: один остается у передающей стороны, второй передается принимающей.
Для фиксации факта вручения документов между заказчиком и исполнителем по договору акт выступает первичным учетным документом, подтверждающим исполнение обязательств.
Специфика передачи проектной и архивной документации
В зависимости от типа документов процедура может иметь свои нюансы:
- Проектная документация в строительстве. Могут использоваться специализированные формы, но общий акт также допускается в свободной форме с детальным описанием томов и разделов.
- Архивное хранение. Процедура усложняется: требуется предварительная опись и проверка работниками архива перед подписанием акта.
Частые ошибки
- Отсутствие документа-основания. Ссылка на приказ или договор обязательна для обоснования законности передачи дел.
- Игнорирование замечаний. Если в делах есть учетные ошибки или расхождения, их необходимо зафиксировать в акте, чтобы снять ответственность с принимающей стороны.
- Нарушение количества экземпляров. Составление только одного экземпляра лишает одну из сторон подтверждения факта передачи.
FAQ
Нужно ли использовать унифицированную форму для акта? Нет, оформление акта приема-передачи документации не регламентировано строгой унифицированной формой на законодательном уровне. Организации вправе разрабатывать собственный шаблон в свободной форме, включая обязательные реквизиты.
Кто должен утверждать акт при передаче дел? Акт подписывается обеими сторонами. При передаче дел, например главного бухгалтера или руководителя, документ часто требует утверждения руководителем организации или специально созданной комиссией.
Является ли акт первичным учетным документом? Да, при передаче документов между заказчиком и исполнителем по договору акт является первичным учетным документом, который подтверждает исполнение обязательств и факт вручения.