Инвентарные карточки основных средств: образец заполнения и правила учета

Иван Корнев·13 августа 2026·⏱3 мин

Инвентарные карточки основных средств (форма № ОС-6) — это первичный учетный документ, открываемый на каждый объект в момент его принятия к учету на основании акта приема-передачи.

Оглавление

Порядок формирования и образец заполнения

Карточка учета основных средств формируется в одном экземпляре. Основанием для ее создания служат акт о приеме-передаче объекта (форма № ОС-1) и иные сопроводительные документы. В титульной части указываются наименование организации, структурное подразделение, местонахождение объекта, его инвентарный номер, дата принятия к бухгалтерскому учету и срок полезного использования.

Для однородных объектов небольшого срока службы допускается ведение групповых инвентарных карточек. Однако для дорогостоящих и уникальных активов карточка должна быть индивидуальной.

Структура и разделы карточки

Заполнение документа включает следующие ключевые разделы:

  • Раздел 1 «Сведения о состоянии объекта»: переносятся данные из формы ОС-1, включая первоначальную стоимость, способ начисления амортизации и норму амортизации.
  • Раздел 2 «Перемещение»: фиксируются даты и номера документов при передаче объекта между подразделениями или материально ответственными лицами.
  • Раздел 3 «Реконструкция, модернизация, ремонт»: отражаются затраты на улучшение объекта, которые изменяют его первоначальную стоимость или срок полезного использования.
  • Раздел 4 «Переоценка»: заполняется при изменении стоимости актива по результатам переоценки с указанием коэффициента пересчета.
  • Раздел 5 «Выбытие»: вносится запись о списании или продаже объекта с указанием причины выбытия и даты.

После модернизации или реконструкции в карточке обязательно обновляются сведения о стоимости и сроке службы объекта. Документ подписывается лицом, ответственным за ведение бухгалтерского учета основных средств.

Особенности учета и хранения

Все операции в карточке подтверждаются первичными документами (актами приема-передачи, накладными, актами выполненных работ по ремонту). Инвентарные карточки хранятся в бухгалтерии в систематизированном порядке (обычно по классификационным группам или инвентарным номерам) до момента выбытия объекта плюс установленный срок архивного хранения.

Если в составе основных средств есть драгоценные металлы, это отражается в специальных графах карточки или в отдельном приложении к ней. При использовании программ автоматизации (например, «1С:Бухгалтерия») карточка формируется автоматически на основании введенных документов поступления и движения, что снижает риск ошибок.

Частые ошибки

  • Игнорирование обновлений после модернизации: затраты на улучшение объекта должны не только отражаться в Разделе 3, но и влечь обязательное обновление сведений о стоимости и сроке полезного использования.
  • Отсутствие подтверждающих документов: все записи о перемещении или ремонте должны подтверждаться первичными документами. Записи без документального основания нарушают порядок учета.
  • Неправильный выбор типа учета: ведение групповой карточки для дорогостоящих или уникальных активов недопустимо, для них требуется индивидуальная форма № ОС-6.

FAQ

В каком количестве экземпляров формируется карточка учета? Документ формируется в одном экземпляре на основании акта о приеме-передаче объекта основных средств (форма № ОС-1) и других сопроводительных документов.

Как учитываются драгоценные металлы в составе основных средств? Наличие драгметаллов отражается в специальных графах самой инвентарной карточки или оформляется в виде отдельного приложения к ней.

Где и как долго хранятся заполненные карточки? Они хранятся в бухгалтерии в систематизированном порядке. Срок хранения длится до момента выбытия объекта плюс установленный срок архивного хранения.